JTL-Wawi Druckvorlage mit ZUGFeRD-Reiter und XML-Vorlageneditor

ZUGFeRD und XRechnung in JTL Wawi einrichten: Was wirklich klappt — und wo die meisten Fehler stecken

Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Viele Händler haben daraufhin ZUGFeRD in JTL Wawi aktiviert. Danach kommen die Fragen, die in der offiziellen Doku nicht stehen. Warum legt die Wawi statt einer ZUGFeRD-Vorlage nur eine XRechnung an? Warum meckert der DATEV-Validator? Und was hat es mit dem Versions-Fehler in der XMP-Metadata auf sich? Dieser Beitrag zeigt den realen Ablauf, die häufigsten Stolperstellen und wie du sie behebst.

Du hast ZUGFeRD in JTL Wawi aktiviert — aber die Rechnungen werden vom Empfänger oder Validator abgelehnt?

Als JTL Service Partner Gold sehen wir diese Probleme regelmäßig — meist bei Händlern, die die Einrichtung ohne Prüfung im Alleingang gemacht haben. Hier bekommst du den Überblick, den du brauchst.

Von Alexander Luft · JTL / Einrichtung · April 2026

Auf einen Blick

  • ✓ZUGFeRD und XRechnung erfordern in JTL Wawi Vorlagen der Ausgabe 2.0 mit englischen Variablen — ältere Vorlagen funktionieren nicht und die Vlarom-Erfahrung zeigt, dass dieser Punkt bei über der Hälfte aller Einrichtungen übersehen wird.
  • ✓Das Ticket WAWI-86919 (Status: Geplant, Stand März 2026) zeigt, dass JTL einen bekannten Versions-Bug in den PDF-XMP-Metadaten noch nicht vollständig behoben hat — bestimmte Validatoren werfen weiterhin Fehler.
  • ✓Vlarom prüft bei jedem Kunden die Druckvorlage, den PDF-Anhang-Schalter in der E-Mail-Vorlage und die Steuerkategorie-Felder — drei Stellen, die in der Standarddokumentation kaum erwähnt werden, aber regelmäßig zu fehlerhaften Rechnungen führen.

Eine technisch saubere E-Rechnung ist kein Nice-to-have mehr. Seit dem 01.01.2025 hat eine reine PDF-Rechnung im B2B-Bereich ihren Status als elektronische Rechnung verloren — auch wenn sie per E-Mail versendet wird. Wer ZUGFeRD oder XRechnung nur halbgar eingerichtet hat, schickt im Zweifel rechtlich nicht konforme Rechnungen heraus, ohne es zu merken. Vlarom hat die Einrichtung bei einer ganzen Reihe von Kunden begleitet und die Fehlerquellen sauber dokumentiert.

Was hinter der E-Rechnungspflicht steckt — die wichtigsten Fakten für JTL-Händler

Die E-Rechnungspflicht kam in Stufen. Seit dem 01.01.2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ohne Umsatzgrenze, ohne Ausnahme. Die Ausstellungspflicht läuft gestaffelt: Unternehmen mit Jahresumsatz über 800.000 Euro mussten ab 01.01.2025 ausstellen, alle anderen haben bis 31.12.2027 Zeit. Wer JTL Wawi nutzt, hat ZUGFeRD und XRechnung direkt an Bord — aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. Die komplette Anleitung steht im JTL-Guide: ZUGFeRD-Rechnungen ausstellen.

Quelle JTL-Guide (guide.jtl-software.com): ZUGFeRD-Rechnungen können in JTL Wawi ab Version 1.11 ausgestellt werden. Voraussetzung ist die Verwendung von Vorlagen der Ausgabe 2.0 — erkennbar an englischen Variablen. Ältere Vorlagen tragen in der Wawi die Endung „(veraltet)“.

Diese drei Punkte entscheiden, ob die Einrichtung sauber funktioniert oder nicht:

  • →Wawi-Version: ZUGFeRD-Rechnungen werden ab JTL Wawi 1.11 unterstützt. Wer noch auf 1.9.x oder 1.10.x ist, kann über den alten Weg XRechnung ausgeben — aber der ZUGFeRD-Hybrid-Workflow ist dort nicht vollständig implementiert. Für ZUGFeRD ist Wawi 1.11 die technische Mindestanforderung laut JTL-Guide.
  • →Vorlagen-Generation: Nur Vorlagen der Ausgabe 2.0 (englische Variablen) sind ZUGFeRD-kompatibel. Vorlagen der alten Generation 1.0 haben in der Wawi die Kennzeichnung ‚(veraltet)‘ und erzeugen XML-Strukturen, die nicht der aktuellen Norm entsprechen.
  • →PDF-Anhang-Schalter: ZUGFeRD-Rechnungen werden nur dann als eingebettetes Hybrid-PDF erzeugt, wenn in der E-Mail-Vorlage die Option ‚Vorlage als PDF-Anhang nutzen‘ aktiv ist. Fehlt dieser Haken, wird lediglich eine einfache PDF-Datei ohne XML-Einbettung erzeugt.

Damit sind die technischen Voraussetzungen für ZUGFeRD in JTL Wawi klar: aktuelle Wawi-Version, richtige Vorlagen-Generation und der korrekte PDF-Anhang-Schalter. Wer diese drei Punkte nicht aktiv geprüft hat, verschickt mit hoher Wahrscheinlichkeit fehlerhafte Rechnungen. Wie die Vorlagen-Bearbeitung im Detail abläuft, zeigt der JTL-Guide unter Druckvorlagen für ZUGFeRD anpassen.

Die zwei häufigsten Fehlerquellen bei ZUGFeRD in JTL Wawi

Aus unseren Einrichtungsprojekten und aus der Auswertung von JTL-Forum und Issue-Tracker schälen sich zwei Fehlertypen heraus, die immer wieder auftauchen:

1

Falsche Vorlagen-Generation: Die alten Variablen liefern keine valide XML

Ein Händler im JTL-Forum: ‚Zugferd Anhang und XRechnung XML berücksichtigen gewisse Positionen nicht im Netto-Betrag, beispielsweise Rabatt/Coupons. Der E-Rechnung Anhang und damit die Rechnung sind bei diesen Aufträgen falsch ausgestellt!‘ Die Ursache lag in der Vorlagen-Generation. Wer Vorlagen aus der Zeit vor Ausgabe 2.0 importiert oder übernommen hat, bekommt eine XML-Struktur, in der bestimmte Felder schlicht fehlen oder falsch befüllt sind.

Die Lösung laut JTL-Guide: Im Druckvorlagen-Editor eine neue Vorlage anlegen (erkennbar an englischen Variablen wie ‚Report.InvoiceNumber‘ statt deutschsprachigen Feldern) und die bestehende Vorlage als Basis importieren. Ticket WAWI-79871 bestätigt, dass dieser Fehler in Wawi 1.9.7.1 teilweise gefixt wurde — aber nur für die neue Vorlagen-Generation.

2

Versions-Mismatch in den PDF-XMP-Metadaten: Der Validator beschwert sich

Das Ticket WAWI-86919 (Typ: Bug, Status: Geplant, erstellt 06.01.2026, zuletzt aktualisiert 23.03.2026) beschreibt ein Problem, das viele Händler stutzen lässt: Die erzeugte ZUGFeRD-PDF enthält in den XMP-Metadaten eine Versionsangabe, die nicht mit der tatsächlichen XML-Version übereinstimmt. Konkrete Fehlermeldungen: ‚XMP Metadata: Version contains invalid value‘ und ‚[VD-Valitool-H-025] Der Wert der im PDF angegebenen Version des hybriden Dokuments soll 3.0 sein‘.

Der Fehler betrifft nicht den Inhalt der Rechnung selbst. Trotzdem weisen viele Validator-Tools die Rechnung ab — auch das offizielle Prüftool der öffentlichen Hand. JTL hat das Ticket als ‚Geplant‘ klassifiziert. Stand März 2026 ist der Fix noch nicht ausgerollt. Wer Rechnungen an Behörden schickt und dafür den amtlichen Validator nutzt, sollte das im Blick haben.

Was eine sauber eingerichtete E-Rechnung in der Praxis bringt

Keine Rückfragen vom Steuerberater mehr

Wenn ZUGFeRD in der JTL Wawi sauber konfiguriert ist, läuft die Rechnung direkt in DATEV oder andere Buchhaltungssysteme. Keine manuelle Nacharbeit. Wir haben das bei einem Händler (anonymisiert, Großhandel Industriebedarf) eingerichtet. Die Rückmeldung: drei Wochen nach der Umstellung kam keine einzige Rückfrage mehr vom Steuerberater zum Rechnungsformat. Vorher gab es wöchentlich Nachfragen zu Positionen, die nicht übernommen wurden. Der Aufwand hängt von der bestehenden Vorlagen-Basis und der Wawi-Version ab — eine belastbare Einschätzung gibt es nach dem Erstgespräch.

Automatischer Rechnungsversand ohne Formatproblem

Wer ZUGFeRD über den Wawi-Workflow versendet, muss kein PDF mehr manuell prüfen und kein Konvertierungstool dazwischenschalten. Die XML steckt direkt im PDF, der Empfänger kann die Datei sofort maschinell verarbeiten. Genau das ist der eigentliche Vorteil von ZUGFeRD gegenüber einer reinen XRechnung: Das PDF ist für den menschlichen Empfänger lesbar, das XML für das Buchhaltungssystem verarbeitbar. Laut JTL-Guide reicht dafür in der E-Mail-Vorlage der Schalter ‚Vorlage als PDF-Anhang nutzen‘. Bei einem Großteil der Einrichtungen, die wir geprüft haben, war genau dieser Schalter nicht gesetzt.

Die Lektion

Vlarom-Erkenntnis aus der E-Rechnungs-Praxis: ZUGFeRD in JTL Wawi läuft gut — aber nur, wenn drei Punkte aktiv geprüft sind: Vorlagen-Generation, PDF-Anhang-Schalter und der bekannte Versions-Bug im Validator. Wer diese Stellen überspringt, verschickt Rechnungen, die technisch sauber aussehen, beim Steuerberater oder im Buchhaltungssystem aber Fehler erzeugen.

ZUGFeRD in JTL Wawi einrichten: die 5 Schritte

Der Ablauf basiert auf dem JTL-Guide und unseren Erkenntnissen aus laufenden Einrichtungsprojekten. Er gilt für JTL Wawi ab Version 1.11.

Wawi-Version und Vorlagen-Generation prüfen (vor der Einrichtung)

„Zuerst sicherstellen, dass die Wawi mindestens in Version 1.11 läuft. Nur dann ist der ZUGFeRD-Reiter in den Druckvorlagen vollständig da. Danach prüfen, ob die vorhandene Rechnungsvorlage zur Ausgabe 2.0 gehört. Erkennbar an englischen Variablen (z.B. ‚Report.InvoiceNumber‘) und der fehlenden Endung ‚(veraltet)‘. Wenn die Vorlage aus einer älteren Wawi-Version stammt, jetzt eine neue Vorlage anlegen und die alte als Basis importieren — so empfiehlt es der JTL-Guide.“

Druckvorlage: ZUGFeRD-Reiter öffnen und XML-Vorlage prüfen

„In der Wawi auf Admin > Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen gehen, Beleg Verkauf > Rechnung aufrufen und die Vorlage öffnen. Im Reiter ‚ZUGFeRD‘ die Standard-XML-Vorlage prüfen. Wer bei Wawi 1.11.6 nach dem Klick auf ‚Hinzufügen‘ statt einer ZUGFeRD-Vorlage nur eine ‚XRechnung 3.0 CII (UN/CEFACT)‘-Vorlage sieht, trifft auf ein bekanntes Problem. Laut Forum-Bericht aus 2026 arbeitet JTL hier noch an der sauberen Trennung. Ein Händler im JTL-Forum: ‚Jedes Mal wenn ich auf Hinzufügen klicke, wird ausschließlich eine XRechnung 3.0 CII-Vorlage angelegt.'“

E-Mail-Vorlage: PDF-Anhang-Schalter aktivieren

„Für den ZUGFeRD-Versand braucht es einen zweiten Schalter, den viele übersehen. In der E-Mail-Vorlage für Rechnungen die Option ‚Vorlage als PDF-Anhang nutzen‘ aktivieren. Erst dann erzeugt die Wawi ein Hybrid-PDF mit eingebetteter XML. Ohne diesen Schalter geht eine normale PDF ohne XML raus. Also keine gültige ZUGFeRD-Rechnung.“

Steuerkategorien und Leitweg-ID kontrollieren

„Damit die E-Rechnung sauber rauskommt, müssen die Steuerkategorie-Felder in der Druckvorlage befüllt sein. Für Standardfälle (inländischer B2B, 19% MwSt.) passt die Standardkonfiguration. Für steuerfreie Lieferungen (Export, innergemeinschaftliche Lieferung) müssen die entsprechenden Steuerart-Felder gesetzt sein. Wer Rechnungen an Behörden schickt, braucht zusätzlich die Leitweg-ID des Empfängers (Ticket WAWI-78919 — aktuell noch als Workaround über eigene Felder im Kundenstamm).“

Validierung durchführen und Fehler dokumentieren

„JTL Wawi hat im Verkauf-Menü die Funktion ‚XRechnung/ZUGFeRD validieren‘. Damit eine Testrechnung prüfen. Tauchen dabei Fehler wie ‚XMP Metadata: Version contains invalid value‘ auf, ist das der bekannte Bug WAWI-86919 — ein reines Metadaten-Problem ohne Auswirkung auf den Inhalt. Für klassische B2B-Rechnungen ohne strenge Validator-Pflicht meist unkritisch. Für Behörden-Rechnungen (XRechnung an öffentliche Auftraggeber) lohnt es sich, den Status von WAWI-86919 vor dem Versand zu prüfen.“

Häufige Fragen zu ZUGFeRD und XRechnung in JTL Wawi

Welche JTL-Wawi-Version brauche ich für ZUGFeRD?

ZUGFeRD-Rechnungen sind ab JTL Wawi Version 1.11 vollständig nutzbar. Laut JTL-Guide (guide.jtl-software.com) ist das die Mindestanforderung für den ZUGFeRD-Reiter in den Druckvorlagen. Wer noch auf Version 1.9.x oder 1.10.x ist, kann über den alten Weg XRechnung ausgeben — aber der ZUGFeRD-Hybrid-Workflow ist dort nicht vollständig implementiert. Für ZUGFeRD ist Wawi 1.11 die technische Mindestanforderung laut JTL-Guide.

ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format: eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Rechnung. Der Empfänger kann die Datei normal ansehen, das Buchhaltungssystem liest gleichzeitig die XML-Daten maschinell aus. XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne visuellen PDF-Teil — für automatisierte Verarbeitung gedacht, aber für den menschlichen Leser ohne Zusatzsoftware nicht direkt lesbar. Für öffentliche Auftraggeber in Deutschland ist XRechnung Pflicht. Für B2B-Rechnungen unter Privatunternehmen ist ZUGFeRD die praktischere Wahl, weil der Empfänger keine spezielle Software braucht.

Das ist ein bekanntes Problem, das im JTL-Forum für Wawi 1.11.6 beschrieben ist. Ein Händler im JTL-Forum: ‚Jedes Mal wenn ich auf Hinzufügen klicke, wird ausschließlich eine XRechnung 3.0 CII (UN/CEFACT)-Vorlage angelegt — die im Tutorial erwähnte ZUGFeRD-Standardvorlage erscheint gar nicht.‘ JTL arbeitet laut Forum-Stand noch an der sauberen Trennung der Vorlagen-Typen in Version 1.11. Workaround laut Community: die erzeugte Vorlage manuell als ZUGFeRD-Vorlage konfigurieren und die XML-Sektion entsprechend anpassen.

Dieser Fehler bezieht sich auf einen bekannten Bug in JTL Wawi (Ticket WAWI-86919, Status: Geplant, Stand März 2026). Die PDF-XMP-Metadaten enthalten eine Versionsangabe die nicht mit der tatsächlichen XML-Version übereinstimmt. Konkret meldet der Validator: ‚Der Wert der im PDF angegebenen Version des hybriden Dokuments soll 3.0 sein.‘ Der Fehler betrifft nur die Metadaten-Ebene, nicht den inhaltlichen XML-Teil der Rechnung. Für klassische B2B-Rechnungen ist er in den meisten Fällen unkritisch. Für Rechnungen an Behörden über Eingangsportale kann er zur Ablehnung führen.

Das war ein konkreter Bug der im JTL-Forum gemeldet wurde. Ein Händler: ‚ZUGFeRD Anhang und XRechnung XML berücksichtigen gewisse Positionen nicht im Netto-Betrag, beispielsweise Rabatt/Coupons.‘ Das Problem betraf Rechnungen, bei denen Rabatte als eigene Auftragsposition vom Shop übergeben wurden. Laut JTL-Antwort im Forum (Ticket 202505163600822) wurde der Fehler in Wawi 1.9.7.1 behoben. Wer das Problem noch sieht, sollte prüfen ob Ausgabe 2.0-Vorlagen verwendet werden.

Die Leitweg-ID ist ausschließlich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Behörden, Kommunen) relevant. Für B2B-Rechnungen zwischen Privatunternehmen wird sie nicht benötigt. JTL entwickelt aktuell eine native Leitweg-ID-Pflege im Kundenstamm (Ticket WAWI-78919). Bis dahin gilt der Workaround über eigene Felder im Kundenstamm oder im Auftrag. Wer regelmäßig Rechnungen an öffentliche Stellen schickt, sollte diesen Workaround jetzt einrichten und den Ticket-Status im Blick behalten.

Nein, die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich im B2B-Bereich. Für Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt die klassische PDF-Rechnung weiterhin rechtlich gültig und ausreichend. Laut JTL-Guide können unterschiedliche Rechnungsformate für verschiedene Kundengruppen in der Wawi gesteuert werden. Wer also sowohl B2B- als auch B2C-Kunden hat, kann die ZUGFeRD-Einrichtung gezielt nur für Geschäftskunden aktivieren und für Endverbraucher das bisherige Format beibehalten.

ZUGFeRD in JTL Wawi korrekt eingerichtet — oder noch offene Fragen?

Vlarom prüft deine ZUGFeRD-Einrichtung und behebt Validierungs-Fehler.

Als JTL Service Partner Gold begleiten wir Händler bei der Einrichtung und Prüfung von ZUGFeRD und XRechnung in JTL Wawi. Wir prüfen Vorlagen-Generation, PDF-Anhang-Schalter und Steuerkategorie-Felder — und geben dir eine klare Rückmeldung ob deine aktuellen Rechnungen korrekt sind. Ruf uns direkt an unter +49 30 91473862, schreibe an info@vlarom.de oder nutze unser Kontaktformular.