JTL WMS Retouren: Rückbuchung, Qualitätsprüfung und häufige Probleme — so geht das richtig

Auf einen Blick

• ✓Vlarom-Erkenntnis aus WMS-Projekten: Retouren erscheinen nur dann korrekt im WMS, wenn der Retouren-Auftrag in JTL-Wawi vollständig angelegt und synchronisiert ist. Das WMS zieht den Status direkt aus der Wawi-Datenbank und kann ohne diesen Auftrag nichts anzeigen.
• ✓Qualitätsprüfung im WMS unterscheidet drei Zustände: A-Ware (direkt zurück ins Stammlager), B-Ware (eigener Artikel mit Suffix und eigenem Lagerplatz) und Ausschuss (Sperrlager, kein Verkaufsbestand). Die Konfiguration findet vollständig in Wawi statt, nicht im WMS.
• ✓Vlarom-Erkenntnis aus der Praxis: Doppelte Rückbuchungen entstehen, wenn mehrere identische Artikel in einer Retoure mit einer Menge größer als 1 eingebucht werden statt einzeln gescannt zu werden. Bekannter Bug WAWI-52596 im JTL-Issue-Tracker.

Wir richten JTL-WMS bei Händlern ein, die täglich mit Retouren arbeiten — vom B-Ware-Händler mit 60-70 Prozent Rücksendequote bis zum klassischen Onlineshop mit 5-15 Prozent. Schlecht konfigurierte Systeme erzeugen hier am meisten Nacharbeit: manuelle Umbuchungen, falsche Bestände, Artikel die doppelt angelegt werden. Als JTL Service Partner Gold kennen wir die Fallstricke und richten den Prozess so ein, dass dein Team am Wareneingang keine Rätsel lösen muss. Wir begleiten Händler beim WMS-Setup von der ersten Lagerplatz-Konfiguration bis zum stabilen Retouren-Betrieb.

Der Retourenprozess beginnt nicht im WMS, sondern in JTL-Wawi. Das WMS ist der ausführende Teil: Es zeigt an, was Wawi vorher als Retoure angelegt hat. Wenn du diesen Zusammenhang verstehst, werden die meisten Fehlermeldungen im WMS sofort erklärbar. Ein häufiger Denkfehler ist, dass das WMS autonom Retouren erfassen kann — tatsächlich braucht es für fast jeden Vorgang einen Bezugspunkt in Wawi.

Bevor eine Retoure im WMS sichtbar wird, muss sie in JTL-Wawi als Retouren-Auftrag existieren. Gehe dazu in Wawi auf den Original-Auftrag, wähle die betroffenen Positionen aus und lege einen Retouren-Auftrag an. Dabei legst du bereits den Rückgabegrund fest, zum Beispiel Mangel oder Widerruf, und entscheidest, ob eine Gutschrift automatisch erstellt werden soll. Du kannst auch den voraussichtlichen Artikelzustand vorbelegen. Das WMS synchronisiert sich über die gemeinsame Datenbank: Sobald der Retouren-Auftrag in Wawi im Status Angelegt ist, taucht er im WMS auf. Fehlt dieser Schritt, sucht dein Lagermitarbeiter am Scanner vergeblich nach der Retoure. Laut JTL-Dokumentation zu Retouren im WMS unterstützt das WMS auch unangemeldete Retouren, also Pakete die ohne vorherigen Auftrag eintreffen. In diesem Fall legt das WMS automatisch einen neuen Retouren-Auftrag in Wawi an. Für Händler mit hohem Retourenvolumen ist das eine wichtige Funktion, weil nicht jede Rücksendung vorangekündigt wird.

Der Lagermitarbeiter öffnet am MDE-Gerät oder am PC den Menüpunkt Retoure im JTL-WMS. Die Retoure lässt sich über drei Wege finden: per Retourennummer (schnellste Methode wenn ein Retourenschein beiliegt), per Lieferscheinnummer des Originalauftrags oder per Artikelnummer, Name oder EAN. Gerade bei unangemeldeten Retouren ohne Retourenschein ist die EAN-Suche der einzige praktikable Weg. Nach der Identifikation scannt der Mitarbeiter jeden zurückgesendeten Artikel einzeln. Das WMS setzt den Status automatisch auf Eingetroffen. Wichtig: Wenn mehrere identische Artikel in einer Retoure vorhanden sind, immer Menge 1 pro Scan-Vorgang eingeben, nicht die Gesamtmenge auf einmal. Doppelte Rückbuchungen entstehen am häufigsten genau hier, wenn jemand aus Effizienzgründen die Gesamtmenge eingibt. Bekannter Bug WAWI-52596 im JTL-Issue-Tracker — besonders problematisch bei Waren aus mehreren Teillieferungen.

Nach dem Scan bewertet der Mitarbeiter den Zustand des zurückgesendeten Artikels. JTL-WMS zeigt die in Wawi konfigurierten Artikelzustände als Schaltflächen an. Die drei Standard-Kategorien sind: A-Ware (Artikel ist einwandfrei, geht zurück ins normale Stammlager), B-Ware (Artikel hat sichtbare Gebrauchsspuren oder beschädigte Verpackung, wird als eigener Artikel mit Suffix angelegt) und Ausschuss oder Defekt (Artikel kann nicht weiterverkauft werden, kommt in ein Sperrlager ohne Verkaufsbestand). Die Konfiguration der Artikelzustände findet vollständig in Wawi statt: unter Einstellungen > Artikel > Zustände. Hier legst du die Bezeichnungen fest und entscheidest, ob ein Zustand einen eigenen neuen Artikel erzeugt oder den Bestand des Originalartikels erhöht. Wenn du eigene Zustände für Defektgründe anlegen möchtest (zum Beispiel Transportschaden, Kundenverschulden, technischer Defekt), dann konfiguriere diese ebenfalls vorab. Die JTL-WMS-Übersicht zum Lagerkonzept erklärt, wie Lagerplätze und Zustände zusammenspielen und welche Einstellungen im Lagerkonzept vorab definiert werden müssen.

Nach der Qualitätsprüfung weist das WMS den Artikel dem entsprechenden Lagerplatz zu. A-Ware wird auf den originalen Lagerplatz im Stammlager zurückgebucht. Der Bestand erhöht sich um die zurückgekehrte Menge — das ist auch der Zeitpunkt, ab dem der Artikel wieder als verfügbarer Bestand für neue Aufträge gilt. B-Ware geht auf einen separaten B-Ware-Lagerplatz, der als eigener Lagerbereich in Wawi angelegt sein muss. Dieser Bereich sollte physisch getrennt sein, damit Lagermitarbeiter im Alltag keine Verwechslungen machen. Ausschuss kommt in ein Sperrlager, das in Wawi als nicht verkäuflich markiert ist und daher keinen Verkaufsbestand erzeugt. Damit diese Zuweisung automatisch funktioniert, müssen die Lagerplätze in Wawi vorab konfiguriert sein. Fehlende Lagerplatz-Konfiguration ist die häufigste Ursache für manuelle Nacharbeit: Das WMS bucht dann auf den Standard-Einlagerungsplatz oder gibt eine Fehlermeldung aus.

Nach der Einlagerung schließt der Mitarbeiter die Retoure im WMS ab. Das WMS überträgt den abgeschlossenen Status zurück an Wawi. Die Retoure wechselt dort von Eingetroffen auf Abgeschlossen. Jetzt kann in Wawi die kaufmännische Nachbearbeitung stattfinden: Gutschrift erstellen, Rückerstattung auslösen oder Ware zur Entsorgung freigeben. Prüfe nach dem Abschluss in Wawi unter Lager > Lagerbestand, ob die Menge korrekt angepasst wurde. Ein typischer Fehler: die Retoure wird im WMS abgeschlossen, aber in Wawi nicht weiterbearbeitet. Die Retoure bleibt dann auf Abgeschlossen stehen, ohne dass eine Gutschrift ausgelöst wurde. Das fällt erst auf wenn der Kunde nach seiner Erstattung fragt. Bei neu eingerichteten WMS-Systemen zeigt die Praxis: Die ersten zehn bis zwanzig Retouren lohnen einen manuellen Blick auf den Bestand. Konfigurationsfehler zeigen sich hier am schnellsten — und lassen sich zu diesem Zeitpunkt noch ohne größeren Schaden beheben.