Von Alexander LuftJTL Service Partner Gold · Ahrensfelde bei Berlin · 20. Oktober 2025 · 8 Min. Lesezeit
Auf einen Blick
- ✓Vlarom E-Commerce Agentur erklärt fünf erweiterte JTL-Wawi Workflows: Rechnungsdruck, Zahlungserinnerung, Mahnungen, Gefahrgut-Versandart und Duplikat-Kundenerkennung — alle mit konkreten Auslösern, Bedingungen und Aktionen.
- ✓Alle fünf Workflows nutzen den gleichen Aufbau in der Workflow-Verwaltung unter Admin > Automatisierung > JTL-Workflows — wer einen kennt, richtet alle schnell ein.
- ✓Vlarom richtet diese Automatisierungen regelmäßig bei Kunden ein: Der häufigste Fehler ist ein fehlender JTL-Worker oder Bedingungen die zu eng gefasst sind und den Workflow nie auslösen.
Bei der Vlarom E-Commerce Agentur sehen wir: JTL-Workflows werden oft unterschätzt. Die meisten Händler richten den Auftragsbestätigungs-Workflow ein und hören dort auf. Dabei steckt der eigentliche Zeitgewinn in den weiterführenden Automatisierungen — Rechnungsdruck ohne manuellen Klick, Zahlungserinnerungen die sich selbst wiederholen, Versandart-Wechsel der ohne Nachdenken greift. Das setzt natürlich voraus, dass Auslöser, Bedingungen und Aktionen sauber konfiguriert sind. Wir haben das in vielen Onboarding-Projekten aufgebaut — und das größte Problem ist fast immer das gleiche: der JTL-Worker läuft nicht oder eine Bedingung ist zu eng gefasst. Ein zweites häufiges Muster: Händler legen Workflows an, testen sie aber nie aktiv vor der Freischaltung. Wir drücken dann die manuelle Auslösung durch und stellen fest, dass die Druckvorlage fehlt, der Empfänger-Pfad falsch ist oder die Bedingung aufgrund eines Schreibfehlers nie greift. Der Test-Schritt ist schnell erledigt — und spart im Betrieb bares Geld, weil keine Rechnungen verloren gehen und keine Zahlungserinnerungen im Nirgendwo verschwinden. Die gute Nachricht: Sind die ersten zwei oder drei Workflows einmal verstanden, geht der Rest deutlich schneller — der Aufbau ist jedes Mal gleich.
Fünf JTL-Wawi Workflows automatisieren: die Setups im Detail
Alle Workflows werden in JTL-Wawi unter Admin > Automatisierung > JTL-Workflows angelegt. Der grundlegende Aufbau ist immer gleich: Ereignis (Auslöser) festlegen, Bedingungen definieren, Aktion konfigurieren, Workflow testen und aktivieren. Die folgenden fünf Setups folgen diesem Schema — mit den konkreten Werten direkt aus der offiziellen Dokumentation auf guide.jtl-software.com/jtl-wawi/jtl-workflows/. Zu jedem Setup verweisen wir auf die entsprechende Unterseite im JTL-Guide. Ein Hinweis vorab: Workflows die auf Ereignisse wie Auftrag erstellt oder Rechnung erstellt hören, laufen sofort und brauchen keinen JTL-Worker. Workflows mit einem Zeitplan — also wiederkehrende Erinnerungen oder Mahnläufe — laufen nur wenn der Worker als Windows-Dienst aktiv ist. Das ist der wichtigste Vorab-Check bevor du mit dem Setup beginnst. Ein praktisches Beispiel aus dem Versand-Alltag — Workflows für Problem-E-Mails, Nachforschungsanträge und Filial-Abholung — zeigen wir im Beitrag zu Track-und-Trace-Workflows in JTL-Wawi. Die grundlegende Einrichtung von Track & Trace steht im Track-und-Trace-Setup für JTL-Wawi.
Rechnungsdruck automatisieren
Auslöser: Rechnungen > Erstellt/Festgeschrieben. Das Ereignis wird ausgelöst sobald eine Rechnung im System erstellt oder festgeschrieben wird. Bedingung: Rechnungen > Auftrag > Plattform > Name enthält nicht Amazon — damit druckst du keine Amazon-Rechnungen, für die dieser Druck nicht sinnvoll ist. Aktion: Ausgabe > Rechnungen > Drucken > gewünschtes Vorlagenset auswählen. Voraussetzung: Das Vorlagenset muss vorher unter Admin-Vorlagen angelegt sein. Nach dem Speichern den Workflow einmal manuell mit einer Test-Rechnung auslösen, bevor er aktiviert wird. Zusätzlich prüfen: Ist der Drucker auch beim automatischen Auslösen erreichbar? Das ist ein häufiges Problem bei Netzwerkdruckern. Detailliert dokumentiert im JTL-Guide unter Workflow Rechnungsdruck automatisieren.
Zahlungserinnerung und Mahnungen aufsetzen
Für Zahlungserinnerungen brauchst du zwei zusammenarbeitende Workflows. Workflow 1 ist der Starter: Auslöser Auftrag > Erstellt, Bedingung Zahlungsart = Überweisung und IstBezahlt = Falsch, Aktion Workflow-Ereignis auslösen (das benutzerdefinierte Ereignis Vorkasse-Erinnerung) mit einem Zeitplan von alle 5 Tage um 11:00 Uhr. Workflow 2 ist der Versender: Auslöser das manuell ausgelöste Vorkasse-Erinnerungs-Ereignis, gleiche Bedingungen, Aktion E-Mail an Kunden mit dynamisch eingefügter Auftragsnummer. Für Mahnungen gilt ein ähnliches Prinzip — drei Workflows arbeiten zusammen: Mahnlauf starten nach 11 Tagen, Mahnung per E-Mail versenden und Ereignis erneut auslösen, nach 60 Tagen Mahnstopp setzen. In beiden Fällen gilt: Der JTL-Worker ist Pflicht — ohne ihn laufen zeitgesteuerte Workflows überhaupt nicht. Aus unseren Projekten: In circa zwei Drittel aller Fälle wo Zahlungserinnerungen nicht greifen, läuft der JTL-Worker nicht korrekt als Windows-Dienst.
Gefahrgut und Sperrgut: Versandart automatisch wechseln
Auslöser: Auftrag > Erstellt. Bedingung mit ODER-Verknüpfung: Artikel > Sonstiges > Gefahrnummer ist nicht leer, ODER Artikel > Allgemein > Stammdaten > Versandklasse gleich Sperrgut. Aktion: Versandart auf Spedition ändern, sofort ausführen. Das klingt nach wenig — aber dieser Workflow verhindert, dass ein Mitarbeiter händisch jeden neuen Auftrag auf Gefahrgut-Positionen prüfen muss. Voraussetzung: Die Gefahrnummer muss in den Artikel-Stammdaten gepflegt sein. Wenn das noch nicht der Fall ist, lohnt sich ein Ameise-Import um die Felder nachzutragen — das geht schneller als manuell und wir richten das regelmäßig bei Kunden ein. Ohne die Datenpflege in den Stammdaten greift die Bedingung nie, weil das Feld überall leer bleibt. Quelle: guide.jtl-software.com — Workflow Versandart bei Gefahrgut oder Sperrgut ändern.
Expresslieferung nach Zeitfenster steuern
Auslöser: Auftrag > Erstellt. Bedingung 1: Auftrag > Stammdaten > Premium = Wahr — filtert Prime- oder Premium-Aufträge. Bedingung 2: Eine erweiterte Eigenschaft prüft das Eingangszeitfenster. Der hinterlegte Codeausdruck evaluiert: Tag ist Donnerstag UND Uhrzeit größer 14, ODER Tag ist Freitag UND Uhrzeit kleiner 14. Damit greift der Workflow nur für Aufträge die zwischen Donnerstag 14:00 Uhr und Freitag 14:00 Uhr eingehen. Aktion: Versandart auf DHL Express oder Amazon Express ändern, mit aktivierter Preisübernahme und Bezeichnungsübernahme. Dieses Setup ist besonders bei Marktplatz-Aufträgen sinnvoll, wo Premium-Zustellung am Wochenende erwartet wird. Das Zeitfenster lässt sich nach Bedarf anpassen — wer samstags noch ausliefert, erweitert die Bedingung entsprechend.
Doppelte Kunden erkennen und zusammenführen
Auslöser: Kunde > Erstellt. Bedingung: Eine SQL-Abfrage prüft ob ein bestehender Datensatz dem neu angelegten Kunden entspricht — anhand drei Kriterien: identische E-Mail-Adresse, übereinstimmende Telefonnummer, oder Kombination aus Nachname, Postleitzahl und Ort. Die Abfrage gibt die Kundennummer des bestehenden Datensatzes zurück wenn eine Übereinstimmung vorliegt. Aktion: E-Mail an einen definierten Mitarbeiter mit beiden Kundennummern und Hinweis zur Prüfung. Das Zusammenführen selbst passiert manuell über die Kundenverwaltung — der Workflow liefert nur den Hinweis, die Entscheidung liegt beim Menschen. Wir sehen diesen Workflow besonders sinnvoll bei Shops die Gastbestellungen aktiviert haben: Dort entstehen Duplikate fast täglich, weil Kunden sich nicht einloggen. Quelle: guide.jtl-software.com — Workflow doppelte Kunden prüfen.
