JTL-WMS Inventur durchführen: Jahresinventur und laufende Inventur mit MDE — was wirklich zu beachten ist

Auf einen Blick

• ✓Unsere Erfahrung: Die häufigste Ursache für einen fehlgeschlagenen Inventurstart sind offene Picklisten — prüfe diese immer als ersten Schritt, bevor du einen Inventurauftrag anlegst.
• ✓Unsere Erkenntnis: Die permanente Inventur in JTL-WMS läuft im Hintergrund automatisch — für eine steuerlich anerkannte Jahresinventur brauchst du trotzdem die Stichtagsinventur mit Differenzbuchung.
• ✓Unsere Empfehlung: Inventurbuchungen lassen sich nicht rückgängig machen — lege vor dem Buchen immer ein Datenbankbackup an und prüfe die Differenzliste gründlich.

Vlarom ist JTL Service Partner Gold. Wir begleiten Händler bei der Einführung und im laufenden Betrieb von JTL-WMS — von der ersten Lagerstruktur bis zur jährlichen Inventur. Die Inventur ist dabei einer der Prozesse, bei dem kleine Vorbereitungsfehler große Konsequenzen haben. Wir kennen die typischen Blockaden aus der Praxis und wissen, was zu tun ist, wenn der Inventurstart scheitert oder MDE-Geräte keine Artikel anzeigen.

Das Standardlager in JTL-Wawi kennt keine Lagerplatzverwaltung. Jede Inventur bedeutet dort: alle Artikel zählen, alle Bestände manuell einpflegen, Differenzen buchen. Mit JTL-WMS ändert sich das grundlegend. Trotzdem machen viele Händler beim Jahresabschluss dieselben Fehler wie ohne WMS.

Quelle: eigene Auswertung aus WMS-Einführungsprojekten und WMS-Support-Tickets 2023–2025.

Was wir aus der Praxis wissen:

• →Permanente Inventur ist kein Ersatz für die Jahresinventur: JTL-WMS führt intern eine permanente Inventur durch: Das System weiß jederzeit, welche Menge auf welchem Platz liegt, und korrigiert bei Kommissionierfehlern direkt. Das ist hilfreich, ersetzt aber nicht die steuerlich notwendige Stichtagsinventur. Der Steuerberater braucht eine dokumentierte Zählung mit Soll-Ist-Abgleich und Buchungsnachweis.
• →Fehlstart durch offene Picklisten ist ein Standardproblem: Laut offizieller JTL-Dokumentation dürfen beim Start einer Stichtagsinventur keine offenen Picklisten im Inventurbereich vorhanden sein. In der Praxis wird dieser Schritt regelmäßig übersprungen, mit dem Ergebnis, dass die Inventur entweder nicht startet oder während des Zählens Bewegungen entstehen, die das Ergebnis verfälschen. Ein Händler im JTL-Forum: ‚Wir hatten noch eine offene Pickliste und konnten die Inventur nicht abschließen. Das fiel uns erst nach zwei Stunden Zählen auf.‘
• →Gebuchte Differenzen sind unwiderruflich: Die JTL-Dokumentation macht das explizit: ‚Falls einmal die Inventurbuchung bestätigt wurde, lässt sie sich nicht mehr rückgängig machen.‘ Wer die Differenzliste nicht gründlich prüft und zu früh auf Buchen klickt, schreibt falsche Bestände in die Datenbank. Ohne Datenbankkorrektur kommt man da nicht mehr raus.

Der wesentliche Unterschied gegenüber dem Standardlager: JTL-WMS hat die bessere Datenbasis für eine schnelle Inventur. Das Risiko liegt eben jetzt beim Prozess, nicht mehr bei der Dateneingabe.

Wir sehen bei WMS-Inventuren dieselben Fehler immer wieder. Vier davon betreffen direkt den Inventurstart oder den Abschluss. Alle lassen sich im Vorfeld vermeiden.

Häufigster Blocker

Offene Picklisten blockieren den Inventurstart

Bevor eine Stichtagsinventur für einen Lagerbereich gestartet werden kann, müssen alle Picklisten in diesem Bereich abgeschlossen oder gelöscht sein. JTL-WMS verhindert Inventuren auf Lagerplätzen mit offenen Picks, um Doppelbewegungen zu verhindern.

Prüfe vor dem Anlegen des Inventurauftrags unter Intern > Inventur die Lagerplatzübersicht auf reservierte Plätze. Offene Picklisten findest du unter Warenausgang. Wenn möglich, schließe alle aktiven Picks ab — alternativ: Inventur nur für Bereiche anlegen, in denen keine offenen Picks laufen.

MDE-Problem

MDE zeigt keine Artikel oder falschen Lagerplatz

Ein bekanntes Problem in JTL-WMS Mobile: Auf dem MDE-Gerät werden bei einem Lagerplatz keine vorhandenen Artikel angezeigt — das Soll-Mengen-Feld bleibt leer. Das passiert, wenn der Inventurauftrag im Desktop-System nicht korrekt dem Benutzer oder Gerät zugewiesen wurde.

Ein Händler im JTL-Forum: ‚Es wird nicht angezeigt, welche Artikel mit welcher Soll-Menge vorhanden sein sollen. Ohne EAN-Druck muss man jeden Artikel manuell scannen, das kostet viel Zeit.‘ Lösung: Inventurauftrag im Desktop-WMS erneut öffnen, Zuweisung prüfen und den Auftrag explizit für das MDE-Gerät freigeben.

Abschlussproblem

Differenzen werden nicht gebucht — Inventur bleibt offen

Viele Inventuren werden gezählt aber nie abgeschlossen. Der Zähler klickt ‚Zählvorgang abschließen‘ im MDE, aber im Desktop-System wird der abschließende Buchungsschritt nicht ausgeführt. Die Inventur bleibt im Status ‚offen‘ und ändert keine Bestände.

Das Buchen der Differenzen ist ein expliziter Schritt im Desktop-WMS unter Intern > Inventur: Inventur auswählen, Differenzliste prüfen, dann erst auf ‚Buchen‘ klicken. Erst nach diesem Schritt werden Soll-Ist-Abweichungen in den Lagerbestand übernommen. Dieser Schritt lässt sich nicht rückgängig machen. Differenzliste vorher gründlich kontrollieren.

Mehrere MDE-Geräte

Zwischenzählungen überschreiben vorherige Ergebnisse

Bei Inventuren mit mehreren MDE-Geräten oder mehreren Mitarbeitern parallel kann es passieren, dass eine Zwischenzählung eines Geräts die Zählung eines anderen mit dem ursprünglichen Anfangsbestand überschreibt. Das Forum dokumentiert diesen Fall: ‚Die Zwischenzählung eines Handgerätes überschreibt tatsächlich die vorherigen Zählungen.‘

Abhilfe schafft das Benutzerrecht ‚Inventur ohne Reihenfolge‘: Wenn es deaktiviert ist, arbeiten Mitarbeiter streng nacheinander durch die zugewiesenen Lagerplätze, Überschneidungen sind dann nicht möglich. Bei parallelen Zählungen mit mehreren Geräten: kleine Inventuraufträge pro Bereich anlegen statt einem großen für das gesamte Lager.

Was funktioniert

Kleinteilige Inventuraufträge pro Lagerzone statt einem Auftrag für das gesamte Lager. Alle Picks abschließen vor dem Start. Differenzliste mit Filter ‚Nur Differenzen‘ prüfen, bevor gebucht wird. Backup der eazybusiness-Datenbank direkt vor dem Buchungsschritt. Bei großen Lagern: Benutzerrecht ‚Inventur ohne Reihenfolge‘ deaktivieren, damit Mitarbeiter sich keine Lagerplätze überschreiben.

Was nicht funktioniert

Inventur starten ohne offene Picks zu prüfen. Auf ‚Buchen‘ klicken ohne die Differenzliste zu sichten: eine versehentlich falsch gezählte Position schreibt eine falsche Zahl irreversibel in den Bestand. Und: die permanente WMS-Inventur als Ersatz für die Stichtagsinventur beim Jahresabschluss behandeln. Das akzeptiert kein Steuerberater ohne ergänzende Dokumentation.

Die folgende Anleitung gilt für die Stichtagsinventur in JTL-WMS mit MDE-Unterstützung. Alle Schritte setzen JTL-WMS ab Version 1.6 voraus. Die vollständige Dokumentation zur WMS-Inventur findest du in der offiziellen JTL-Dokumentation unter guide.jtl-software.com/jtl-wms/interne-prozesse/. Lege vor dem Buchungsschritt immer ein Backup der eazybusiness-Datenbank an — Inventurbuchungen lassen sich nicht rückgängig machen.

Öffne im JTL-WMS Desktop den Bereich Warenausgang und stelle sicher, dass alle Picklisten im Inventurbereich abgeschlossen oder gelöscht sind. Prüfe danach unter Intern > Lagerplatzübersicht, welche Plätze den Status ‚gesperrt‘ oder ‚reserviert‘ tragen. Gesperrte Plätze können in die Inventur aufgenommen werden, sollten aber als solche in der Differenzliste erkennbar sein. MDE-Geräte: Stelle sicher, dass alle Geräte mit dem WMS-Server verbunden sind und der Benutzer das Recht ‚Inventur durchführen‘ hat. Wenn du dir beim Vorgehen bei gesperrten Lagerplätzen unsicher bist, wende dich an einen JTL Service Partner.

Öffne im JTL-WMS Desktop Intern > Inventur > Neue Inventur. Wähle aus der linken Liste die Lagerplätze aus, die in dieser Inventur gezählt werden sollen, und verschiebe sie in die rechte Liste. Nutze die Filterfunktionen (Von/Nach Platz, Platzbereich, Warengruppe), um zusammenhängende Lagerzonen als eigenen Inventurauftrag zu bündeln. Das verhindert, dass sich parallele Zählungen gegenseitig überschreiben. Gib einen beschreibenden Kommentar ein (z.B. ‚Jahresinventur 2025 — Gang A-C‘). Weise den Inventurauftrag den zuständigen Mitarbeitern oder MDE-Geräten zu.

Öffne JTL-WMS Mobile auf dem MDE-Gerät oder Tablet. Tippe im Burger-Menü auf ‚Inventur‘ und wähle den angelegten Inventurauftrag aus. Das System führt den Mitarbeiter wegeoptimiert zu jedem Lagerplatz in der richtigen Reihenfolge. An jedem Platz: Artikel scannen (EAN oder Artikelnummer), Ist-Menge eingeben und mit ‚Artikel bestätigen‘ abschließen. Bei Artikeln mit MHD, Charge oder Seriennummer: diese separat erfassen, das System fragt danach. Lagerplatz mit ‚Zählvorgang abschließen‘ fertigstellen, wenn alle Artikel an diesem Platz gezählt sind. Wichtig: Der Scan-Fehler wird nicht sofort gemeldet, sondern erst beim abschließenden Bestätigen. Nach jeder Eingabe kurz prüfen.

Öffne nach Abschluss aller MDE-Zählungen den Inventurauftrag im JTL-WMS Desktop. Setze den Filter auf ‚Einschränkung auf Differenzen‘, so siehst du nur die Positionen, bei denen Soll-Menge und Ist-Menge voneinander abweichen. Prüfe jede Differenz bevor du buchst: Große Abweichungen (mehr als 10 %) deuten oft auf Zähl- oder Eingabefehler hin, nicht auf echte Bestandsdifferenzen. Korrigiere auffällige Positionen im Desktop-System, bevor du den Buchungsschritt ausführst. Lege direkt vor dem Buchungsschritt ein Datenbankbackup der eazybusiness-Datenbank an. Das lässt sich via SQL Server Management Studio oder über die Systemverwaltung in JTL-Wawi erledigen. Detaillierte Hinweise zur Backup-Strategie gibt es unter guide.jtl-software.com/jtl-wms/.

Klicke im Inventurdetailfenster auf ‚Buchen‘ und bestätige die Abfrage. Das System zeigt dir an, wie viele Artikel ein- und ausgebucht werden. Nach der Buchung: Prüfe den Bestand der auffälligsten Artikel sowohl in JTL-WMS als auch in JTL-Wawi und stelle sicher, dass die Werte übereinstimmen. Öffne die Bewegungshistorie eines Testartikels und verifiziere, dass die Inventurbuchung dort mit korrektem Zeitstempel und Menge eingetragen ist. Wenn die Differenz nach dem Buchen immer noch nicht stimmt oder Wawi und WMS weiterhin abweichen, ziehe einen JTL Service Partner hinzu. Blinde Nachkorrekturen ohne Diagnose verschlimmern das Problem.

Autor

Alexander Luft

JTL Service Partner Gold · Vlarom E-Commerce Agentur · Ahrensfelde bei Berlin