JTL-Wawi Abonnements einrichten: So funktionieren wiederkehrende Aufträge

Auf einen Blick

• ✓Praxis-Erkenntnis: JTL-Wawi Abonnements einrichten geht über Verkauf (F6) > Abonnements > Sofortabonnement. Fällige Abos erscheinen automatisch im Ordner „Fällige“, sobald die Ausführung bevorsteht.
• ✓Lieferintervalle lassen sich pro Position individuell konfigurieren: monatlich, jährlich oder als freies Intervall in Tagen, Monaten oder Jahren. Vlarom E-Commerce Agentur richtet das bei Subscription-Projekten von Anfang an prozesssicher ein.
• ✓Aus einem fälligen Abonnement erstellst du mit einem Klick den Auftrag. Wir begleiten Händler dabei, die Abonnementsverwaltung sauber in ihre Auftragsbearbeitung zu integrieren.
• ✓Häufige Fehlerquelle: Das Enddatum niemals über den Button „Heute“ setzen — JTL markiert das Abo dann weiterhin als fällig. Manuelles Datum in der Vergangenheit setzt das Abo korrekt auf Abgelaufen. Vlarom E-Commerce Agentur hat diesen Fix bei zahlreichen Kunden nach Wawi-Updates eingesetzt.

Wir bei Vlarom E-Commerce Agentur in Ahrensfelde bei Berlin richten JTL-Wawi für Händler ein, die digitale Produkte, Software oder physische Aboprodukte verkaufen. Die Abonnementsfunktion ist dabei ein unterschätztes Werkzeug: Das Tool spart Zeit, reduziert Fehler und gibt dir einen klaren Überblick über alle laufenden Kunden-Abos. Als JTL Service Partner Gold kennen wir die typischen Stolperstellen bei der Einrichtung und zeigen dir in diesem Beitrag, wie du sie von Anfang an vermeidest.

Konkret sehen wir bei Neukunden drei Situationen: Entweder nutzen Händler die Abonnementsfunktion noch gar nicht und pflegen wiederkehrende Aufträge manuell, oder das Setup läuft, aber Fälligkeiten tauchen nicht zuverlässig auf, weil Intervall und Nächste Auslieferung nicht korrekt gesetzt sind. Und manchmal fehlt nach einem Wawi-Update die Abonnementverwaltung scheinbar komplett, obwohl nur eine Spalte fehlt. Alle drei Situationen lassen sich lösen, wenn man weiß, wo man anfangen muss. Dieser Beitrag zeigt dir genau das.

Bevor du startest: Stelle sicher, dass der Kunde bereits in der Wawi angelegt ist und der Artikel existiert. Abonnements funktionieren nur mit bestehenden Datensätzen. Die vollständige Dokumentation zur Anlage findest du im JTL-Guide: Abonnements erstellen und bearbeiten.

Öffne die Verkaufsverwaltung über die Schaltfläche Verkauf oder das Tastenkürzel F6. In der linken Kategoriestruktur findest du den Abschnitt Abonnements. Klicke auf die Schaltfläche Sofortabonnement, um das Dialogfenster zu öffnen. Unter Referenzen hinterlegst du den Kunden: Die Lupen-Schaltfläche öffnet die Kundensuche direkt im Kundenstamm. Wer noch keinen Kundeneintrag hat, legt ihn über das Plus-Symbol an, ohne das Dialogfenster zu verlassen. Ein Abonnement ohne zugeordneten Kunden lässt sich nicht speichern — das ist der einzige Pflichtschritt, bevor du mit den Positionen weitermachst. Wenn du mehrere Abonnements für denselben Kunden pflegst, zum Beispiel monatliche Software-Updates und eine jährliche Wartungspauschale, legst du jedes als eigenes Abonnement an. Zusammenfassen kannst du sie später beim Auftrag erstellen.

Wechsle in die Registerkarte Positionen. Über die Lupen-Schaltfläche wählst du den Artikel, der in das Abonnement aufgenommen werden soll. Er erscheint dann in der Positionsliste. Wenn das Abonnement mehrere Positionen enthält, wiederholst du diesen Schritt für jeden weiteren Artikel. Wichtig bei Konfigurationsartikeln: Die gewählte Konfiguration wird beim Erstellen des Auftrags aus einem Abonnement nur dann korrekt übernommen, wenn der Konfigurationsartikel vollständig ausgewählt wurde — also mit allen Kindpositionen. Wir sehen das regelmäßig als Fehlerquelle, wenn Abonnements mit Artikelkonfigurationen nicht von Anfang an sauber angelegt wurden. Das Ergebnis: Der Auftrag entsteht, aber ohne die richtigen Konfigurationskomponenten, was zu Nacharbeit und Rückfragen beim Kunden führt.

Wechsle in die Registerkarte Abonnements. Im Dropdown-Menü Lieferintervall wählst du das Ausführungsintervall. JTL stellt vordefinierte Optionen bereit. Wenn du ein individuelles Intervall brauchst, wähle Freies Intervall und trage den Rhythmus in Tagen, Monaten oder Jahren ein. Lege anschließend Startdatum, Enddatum und das Datum für die Nächste Auslieferung fest. Alle drei Felder lassen sich pro Position einzeln setzen, nicht nur global für das gesamte Abonnement. Das erlaubt dir gemischte Abonnements, bei denen ein Artikel monatlich geliefert wird und ein weiterer im selben Abo quartalsweise. Wenn alle Angaben stimmen, bestätige mit Speichern. Die Detailbeschreibung der Abonnementsverwaltung im JTL-Guide erklärt alle Felder vollständig und zeigt die Filteroptionen für Zahlungsart und Bearbeiter.

Fällige Abonnements erkennst du zuverlässig im Unterordner ‚Fällige‘ der Abonnementsverwaltung — JTL befüllt diesen Ordner automatisch, sobald das Datum für Nächste Auslieferung erreicht ist. Markiere dort das Abonnement und klicke in der Funktionsleiste auf Abonnement. Im Dropdown wählst du zwischen Auftrag erstellen, Auftrag erstellen und öffnen oder Auftrag erstellen und ausgeben. Wenn mehrere Abonnements desselben Kunden fällig sind und Liefer- sowie Rechnungsadresse übereinstimmen, lassen sie sich vorher über Zusammenfassen zu einem gemeinsamen Auftrag bündeln. Das spart Zeit und verhindert, dass für denselben Kunden fünf einzelne Aufträge entstehen, die am Ende separat abgerechnet werden müssten. Ein praktischer Hinweis: Über den Rechtsklick auf eine Spaltenüberschrift kannst du die Abonnementsliste um bedingte Formatierungen ergänzen, zum Beispiel um fällige Abos farblich hervorzuheben.

Zwei Fehler tauchen bei uns in der Praxis immer wieder auf. Erstens: Das Enddatum wird über den Button Heute gesetzt, um ein Abonnement zu beenden. JTL setzt dann das heutige Datum sowohl als Enddatum als auch als Nächste Auslieferung, was das Abonnement fällig lässt statt es zu schließen. Lösung: Enddatum manuell auf ein Datum in der Vergangenheit setzen und danach prüfen, ob das Abonnement korrekt aus dem Ordner Fällige verschwunden ist. Ein Händler im JTL-Forum beschreibt das Verhalten treffend: ‚Abos bleiben fällig, wenn für das Enddatum der Button Heute genutzt wird.‘ Das ist ein bekanntes Problem, das durch manuelles Setzen des Datums zuverlässig vermieden wird. Zweitens: Nach einem Wawi-Update erscheint in der Abonnementverwaltung der Fehler ‚Ungültiger Spaltenname dNachsteFaelligkeit‘. Die Ursache ist eine fehlende DB-Spalte in der aktualisierten Version. Der Workaround ist einfach: Spaltenkonfiguration in der Abonnementverwaltung über den Button Standard zurücksetzen und die Wawi neu starten. Danach werden alle Abonnements wieder korrekt angezeigt, ohne dass Daten verloren gehen. Wir als Vlarom E-Commerce Agentur haben diesen Fix bei mehreren Kunden nach Updates auf ältere Wawi-Versionen erfolgreich eingesetzt.

Autor

Alexander Luft

JTL Service Partner Gold · Vlarom E-Commerce Agentur · Ahrensfelde bei Berlin