JTL-Wawi Benutzerverwaltung einrichten: Rollen, Rechte & DSGVO

Mit wachsendem Team steigen zwei Risiken, die Händler unterschätzen:

• Datenschutz (DSGVO): Nicht jeder Mitarbeiter braucht Zugriff auf Kundendaten, Einkaufspreise oder Umsatzauswertungen. Die DSGVO verlangt das Prinzip der Datensparsamkeit — Mitarbeiter dürfen nur auf personenbezogene Daten zugreifen, die sie für ihre Tätigkeit tatsächlich brauchen.
• Betriebssicherheit: Ein versehentlicher Klick im falschen Menü — Artikel gelöscht, Bestand falsch gebucht, Auftrag storniert. Mit klar definierten Benutzerrechten passiert das nicht, weil der Mitarbeiter den entsprechenden Menüpunkt gar nicht sieht.

Das Gute: JTL-Wawi hat ein vollständiges Rollen- und Rechtesystem eingebaut — kostenlos, kein Extra-Modul nötig. Du steuerst auf Modulebene, wer welche Funktionen sehen und nutzen darf.

Hinweis: Die DSGVO-Informationen in diesem Artikel sind allgemeiner Natur und keine Rechtsberatung. Für deine konkrete DSGVO-Umsetzung und dein Verarbeitungsverzeichnis wende dich an einen Datenschutzbeauftragten oder Anwalt.

Wo findest du die Benutzerverwaltung?

In JTL-Wawi öffnest du die Benutzerverwaltung über:

Administration → Benutzerverwaltung (oder: Einstellungen → Benutzer, je nach Wawi-Version)

Dort siehst du alle angelegten Benutzer, ihre Rollen und ob sie aktiv oder gesperrt sind. Nur Benutzer mit Administrator-Rechten können die Benutzerverwaltung öffnen — normale Mitarbeiter sehen diesen Bereich gar nicht.

Neuen Benutzer anlegen — Schritt für Schritt

1. Klicke auf „Neuer Benutzer“
2. Benutzername vergeben — typisch: Vorname.Nachname oder ein Kürzel
3. Passwort setzen — mindestens 10 Zeichen, Buchstaben + Zahlen + Sonderzeichen
4. Option aktivieren: „Passwort bei erstem Login ändern“ — empfohlen
5. E-Mail-Adresse eintragen (für interne Wawi-Benachrichtigungen)
6. Rolle / Berechtigungsgruppe zuweisen
7. Speichern — der Mitarbeiter kann sich sofort mit seinen Zugangsdaten einloggen

Wichtig: Lege niemals alle Mitarbeiter als Administratoren an, auch wenn es bequemer wirkt. Das hebelt das gesamte Rechtesystem aus.

JTL-Wawi arbeitet mit Berechtigungsgruppen — du kannst sie dir als Rollen vorstellen. Eine Rolle fasst viele Einzelberechtigungen zusammen. Wawi liefert Standardrollen mit, die du sofort verwenden oder anpassen kannst:

Diese Standardrollen sind ein guter Startpunkt. Du kannst sie beliebig anpassen oder eigene Rollen von Grund auf neu erstellen.

Eigene Rollen erstellen

1. In der Benutzerverwaltung: Berechtigungsgruppen → Neue Gruppe
2. Sprechenden Namen vergeben (z.B. „Packtisch“, „Einkauf“, „Lagerleiter“)
3. In der langen Funktionsliste (aufgeteilt nach Modulen: Artikel, Aufträge, Lager, Statistik, Administration…) nur die Häkchen setzen, die diese Rolle braucht
4. Alle anderen Funktionen bleiben leer — damit sind sie für diese Benutzer unsichtbar

Einkaufspreise vor Mitarbeitern verbergen

In den Berechtigungseinstellungen gibt es die Option „Einkaufspreise anzeigen“. Deaktivierst du sie für eine Rolle, sehen alle Benutzer dieser Rolle keine EK-Preise — weder im Artikel, noch im Wareneingang, noch in der Statistik. Statt eines Preises erscheint ein Strich oder das Feld ist leer. Das schützt deine Kalkulation vor Mitarbeitern, Praktikanten — und vor dem versehentlichen Screenshot am Kundentermin.

Mehrere Rollen kombinieren — die Faustregel

Du kannst einem Benutzer mehrere Berechtigungsgruppen zuweisen — die Rechte addieren sich. Das ist flexibel, aber riskant: Zu viele Gruppen erzeugen ungewollte Vollzugriffe. Faustregel: eine Person, eine Gruppe. Erstelle lieber eine eigene Gruppe „Lagerleiter + Einkauf“ mit exakt den Rechten, die diese Person braucht — statt zwei Gruppen zu kombinieren die du nicht mehr im Überblick hast.

Benutzer sperren — nicht löschen

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt: Sofort sperren, am Austrittstag, nicht irgendwann.

• Ein Klick in der Benutzerverwaltung — der Account ist sofort deaktiviert
• Der Account bleibt im System erhalten — Buchungshistorie und Protokolle bleiben nachvollziehbar
• Bei Rückkehr oder Vertretung: einfach reaktivieren, kein neuer Account nötig

Warum nicht löschen? Wenn du einen Benutzer löschst, verlierst du die Zuordnung aller Aktivitäten — Aufträge angelegt von, Buchungen durch, Kommentare von. Im Streitfall oder bei einem Fehler ist das Protokoll dann wertlos.

Passwort-Richtlinien und Login-Sicherheit

JTL-Wawi erlaubt Passwort-Richtlinien zu definieren:

• Mindestlänge und Komplexitätsvorgaben
• Ablaufdatum — erzwinge Passwort-Wechsel alle 90 Tage
• Login-Sperre nach Fehlversuchen — nach 5 falschen Passwörtern wird der Account temporär gesperrt (Schutz vor Brute-Force)

Tipp: Der Admin-Account braucht mindestens 16 Zeichen Passwortlänge und darf niemals geteilt werden. Admin-Zugang ist immer Einzel-Zugangsdaten.

Aktivitätsprotokoll: wer hat was gemacht?

JTL-Wawi protokolliert Benutzeraktivitäten. Du kannst nachvollziehen: Wer hat diesen Auftrag angelegt? Wer hat den Artikel-Preis geändert? Wer hat diese Buchung durchgeführt? Du siehst Benutzername, Datum und Uhrzeit in der Auftragshistorie und den Artikel-Logs.

Das ist der Grund, warum niemals mehrere Personen denselben Account teilen sollten. Wenn alle als „admin“ arbeiten, ist das Protokoll wertlos — du weißt nicht mehr, wer was gemacht hat.

Diese drei Fehler begegnen uns bei fast jedem JTL-Händler, der die Benutzerverwaltung zum ersten Mal sauber einrichtet:

1. Alle Mitarbeiter als Administrator anlegen. Bequem beim Einrichten, aber gefährlich im Betrieb. Jeder Mitarbeiter mit Admin-Rechten kann alles überschreiben, löschen oder konfigurieren — auch aus Versehen. Lösung: restriktive Rollen definieren, Admin-Rechte nur für maximal zwei Personen.
2. Shared Logins — mehrere Personen, ein Passwort. Das Aktivitätsprotokoll wird wertlos, weil nicht mehr erkennbar ist, wer welche Aktion durchgeführt hat. Außerdem: Wenn das Passwort einer Person bekannt wird, haben sofort alle Zugriff. Jeder Mitarbeiter bekommt seinen eigenen Account.
3. Ausgeschiedene Mitarbeiter nicht sofort sperren. Der alte Account ist noch aktiv, das Passwort kennt der ehemalige Mitarbeiter noch. Sperren am Austrittstag — nicht nach dem nächsten Urlaub.

Für einen Betrieb mit 5–15 Mitarbeitern empfehlen wir typischerweise fünf Rollen — damit sind 90 % aller Standardfälle abgedeckt, ohne aufwendige Einzelkonfiguration:

Haben Mitarbeiter Sonderaufgaben die über eine Rolle hinausgehen, erstelle eine dedizierte Gruppe statt zwei Rollen zu kombinieren. So bleibt die Rechtematrix überschaubar und du weißt bei jeder Änderung genau, wen sie betrifft.

Autor

Alexander Luft

JTL Service Partner Gold · Vlarom E-Commerce Agentur · Ahrensfelde bei Berlin

Quellen: JTL-Wawi Helpcenter — Benutzerverwaltung (Benutzer anlegen, Berechtigungsgruppen, Rollen). JTL Forum — Praxisbeispiele zu Rollenkonzepten und EK-Preis-Einschränkungen.