Alexander LuftVon Alexander Luft
JTL Service Partner Gold · Ahrensfelde bei Berlin · 14. Oktober 2025 · 8 Min. Lesezeit

JTL-Wawi DSGVO Kundendaten: Auskunft erteilen, Daten löschen, Kundengruppen datenschutzkonform anlegen

Seit Einführung der DSGVO haben Händler eine klare Pflicht: Kunden die anfragen müssen innerhalb eines Monats eine vollständige Auskunft über ihre gespeicherten Daten erhalten. Gleichzeitig müssen Kundengruppen so angelegt sein, dass Verarbeitungszweck und Datenmenge stimmen. In JTL-Wawi gibt es für beides konkrete Funktionen, aber die wenigsten Händler kennen den genauen Weg. Wir sehen das regelmäßig: Ein Kunde meldet sich mit einer JTL-Wawi DSGVO Kundendaten-Anfrage, der Händler sucht panisch nach der richtigen Stelle in der Wawi. Das kostet Zeit und Nerven, beides lässt sich durch einmalige Vorbereitung vermeiden. Als Vlarom E-Commerce Agentur kennen wir diese Situationen aus hunderten Onboardings und zeigen dir hier den direkten Weg.

Du willst wissen, wie du in JTL-Wawi schnell und rechtssicher auf eine DSGVO-Anfrage reagierst?

Dieser Artikel zeigt dir den genauen Ablauf: von der Druckvorlage bis zum fertigen Auskunftsdokument, und wie du Kundengruppen so anlegst, dass du bei einer Prüfung nichts erklären musst.

JTL-Wawi Kundenübersicht mit DSGVO-Auskunftsdokument und Kundengruppen-Einstellungen

Auf einen Blick

  • ✓JTL-Wawi bietet seit Version 1.3.17.1 eine fertige Funktion für die DSGVO-Auskunft: Über Rechtsklick auf den Kunden und „Ausgabe > Kundenstammdaten“ erstellt die Wawi ein vollständiges Auskunftsdokument. Laut JTL-Dokumentation ist es sinnvoll, die Druckvorlage einmalig auf den Standard zurückzusetzen, damit alle Felder korrekt enthalten sind.
  • ✓Das Löschen eines Kundendatensatzes ist in JTL-Wawi direkt möglich. Rechnungs- und Auftragsdaten unterliegen aber der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und können nicht vollständig gelöscht werden. Das müssen Händler Kunden klar und proaktiv kommunizieren.
  • ✓Kundengruppen lassen sich datenschutzkonform anlegen, wenn Bezeichnung, Zweck und Shop-Sichtbarkeit klar definiert sind — wir zeigen, worauf du beim Anlegen achten musst.

Wir sind JTL Service Partner Gold, die Vlarom E-Commerce Agentur mit Sitz in Ahrensfelde bei Berlin. DSGVO-Anfragen landen bei unseren Kunden regelmäßig ohne Vorwarnung. Was wir dabei immer wieder sehen: Die Funktion in JTL-Wawi ist vorhanden und gut gelöst. Sie wird nur selten genutzt, weil kaum jemand vorher geprobt hat wie der Ablauf aussieht. Dieser Artikel schließt diese Lücke, damit du beim nächsten Auskunftsersuchen nicht suchen musst. Wir unterstützen Händler in ganz Deutschland, von der einmaligen Einrichtung bis zur laufenden JTL-Betreuung.

JTL-Wawi DSGVO Kundendaten: Auskunft erteilen in 5 Schritten

Dieser Ablauf gilt für JTL-Wawi ab Version 1.3.17.1. Wenn du eine ältere Version nutzt, führe zuerst das Update durch. Eine veraltete Wawi ist kein sicherer Ausgangspunkt für Datenschutzprozesse. Lege vor jedem Eingriff in Druckvorlagen ein Backup deiner aktuellen Konfiguration an. Den offiziellen JTL-Leitfaden zur Auskunftserteilung findest du unter guide.jtl-software.com/jtl-wawi/kunden/auskunft-ueber-in-jtl-wawi-gespeicherte-personenbezogene-kundendaten-erteilen/.

Druckvorlage einmalig auf Standard zurücksetzen (nur bei Bestandssystemen)

Öffne in JTL-Wawi den Menüpfad Admin > Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen. Markiere unter Vorlagensets den Eintrag Kundendetails > Kundendetails. Lösche die bestehende Vorlage und klicke auf Hinzufügen > Standard. Wiederhole diesen Schritt in der Registerkarte Speichern und schließe das Fenster mit OK. Dieser Schritt ist nur einmalig nötig. Wer JTL-Wawi 1.3.17.1 direkt installiert hat, kann ihn überspringen. Den häufigsten Fehler den wir als Vlarom E-Commerce Agentur sehen: Händler überspringen diesen Schritt auf Altsystemen und erhalten ein Auskunftsdokument mit unvollständigen Feldern, das im Streitfall nicht standhält.

Kunden in der Übersicht finden und richtig identifizieren

Öffne über die Schaltfläche Kunden die Kundenübersicht in JTL-Wawi. Nutze Such- und Filterfunktionen: suche nach Name, E-Mail-Adresse oder Kundennummer. Wenn Kunden denselben Namen haben, identifiziere über die E-Mail-Adresse den richtigen Datensatz. Eine Verwechslung bei der Auskunft ist ein eigenständiger DSGVO-Verstoß. Prüfe den Eintrag also immer zweimal bevor du die Ausgabe startest. Wenn derselbe Kunde mehrfach in deiner Wawi angelegt ist, weil er früher unter zwei E-Mail-Adressen bestellt hat, kläre vor der Auskunft ob beide Datensätze betroffen sind.

Auskunftsdokument erstellen und per Vorschau prüfen

Klicke mit der rechten Maustaste auf den Kunden und wähle im Kontextmenü Ausgabe > Kundenstammdaten. Das Dialogfenster Erweiterte Ausgabeeinstellungen öffnet sich. Aktiviere die Checkbox Speichern für eine digitale Datei, oder Drucken für eine Papierausgabe. Nutze die Schaltfläche Vorschau bevor du auf OK klickst. So erkennst du direkt, ob alle Felder korrekt befüllt sind. Das erstellte Dokument enthält alle in JTL-Wawi gespeicherten personenbezogenen Daten dieses Kunden: Stammdaten, Adressen, Kontaktinformationen, Zahlungsdaten und Kundengruppe. Speichere das Dokument als PDF und archiviere es für deine eigenen Unterlagen, bevor du es verschickst.

Auskunft fristgerecht und sicher an den Kunden übermitteln

Die DSGVO schreibt eine Frist von einem Monat ab Eingang der Anfrage vor. Übermittle das Dokument auf gesichertem Weg, per verschlüsselter E-Mail oder passwortgeschütztem Download-Link. Halte das Datum der Anfrage und den Versandzeitpunkt dokumentiert, zum Beispiel als Notiz im Kundendatensatz oder in einem eigenen Datenschutz-Protokoll. Ein Händler im JTL-Forum schrieb dazu: ‚Ich hab die Anfrage erst nach zwei Wochen gefunden, weil sie im Spam-Ordner lag — seitdem gibt es bei uns eine feste E-Mail-Adresse nur für DSGVO-Anfragen.‘ Diese einfache Maßnahme schützt vor Fristversäumnissen und zeigt bei einer Behördenprüfung, dass du den Prozess ernst nimmst.

Kundendaten löschen wenn der Kunde vollständige Löschung fordert

Wenn ein Kunde die vollständige Löschung seiner Daten fordert, öffne die Kundenübersicht, markiere den Kunden, klicke mit Rechtsklick und wähle Löschen, dann bestätige mit Ja. Wichtig: Der Kundenstammdatensatz wird gelöscht, aber Rechnungen und Auftragsdaten bleiben erhalten. Das ist eben keine Lücke, sondern gesetzliche Pflicht. Die steuerliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege beträgt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz acht Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 in Verbindung mit Abs. 3 AO); zehn Jahre gelten weiterhin für Bücher und Jahresabschlüsse. Erkläre das dem Kunden aktiv wenn er explizit vollständige Löschung fordert, bevor er eine Beschwerde einreicht weil er noch Bestelldaten in seinem Auskunftsdokument sieht. Informiere ihn schriftlich, welche Daten verbleiben und auf welcher Rechtsgrundlage. Detaillierte Hinweise zur Löschfunktion findest du unter guide.jtl-software.com/jtl-wawi/kunden/kunden-in-jtl-wawi-loeschen/.

Video: DSGVO in JTL-Wawi: Auskunft erteilen und Daten anonymisieren

⚠️ Der Voiceover ist eine synthetische KI-Stimme (EU AI Act Art. 50).

Häufige Fragen zu JTL-Wawi DSGVO und Kundendaten

Welche Daten enthält das JTL-Wawi DSGVO-Auskunftsdokument?

Das Dokument enthält alle personenbezogenen Daten, die JTL-Wawi für den Kunden gespeichert hat: Name, Adressen, Kontaktdaten, Zahlungsinformationen, gespeicherte Bankverbindungen und die zugewiesene Kundengruppe. Die genaue Zusammensetzung hängt davon ab, welche Felder du für diesen Kunden befüllt hast. Damit alle Felder korrekt exportiert werden, muss die Druckvorlage unter Admin > Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen > Kundendetails auf die aktuelle Standard-Vorlage zurückgesetzt sein. Ältere Installationen nutzen oft eine Vorlage aus einer früheren Wawi-Version, die nicht alle DSGVO-relevanten Felder abdeckt. Ein unvollständiges Dokument ist im Streitfall mit einer Datenschutzbehörde keine brauchbare Auskunft.

Du kannst den Kundenstammdatensatz vollständig löschen, aber nicht die Auftrags- und Rechnungsdaten. Die steuerliche Aufbewahrungspflicht schreibt vor, dass Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre lang aufbewahrt werden müssen — seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, das die frühere Zehnjahresfrist für diese Belegarten verkürzt hat. Zehn Jahre gelten weiterhin für Bücher und Jahresabschlüsse. Das ist eine gesetzliche Vorgabe nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 in Verbindung mit Abs. 3 AO, keine technische Einschränkung von JTL. Nach dem Löschen des Kundenstamms sind historische Bestelldaten noch in der Datenbank vorhanden, aber ohne aktiven Kundeneintrag. Kläre das mit dem Kunden bevor du löschst, damit keine Erwartungen entstehen die du nicht erfüllen kannst. Wer das nicht proaktiv erklärt, bekommt kurz darauf eine Folgebeschwerde.

Du benötigst mindestens JTL-Wawi Version 1.3.17.1. Auf älteren Versionen fehlen die Druckvorlagen-Felder, die für ein vollständiges Auskunftsdokument nötig sind. Wenn du unsicher bist welche Version du nutzt, findest du die Information in JTL-Wawi unter Hilfe > Über JTL-Wawi. JTL stellt regelmäßig Updates bereit, die bekannte Sicherheitslücken schließen — der Aktualisierungsstand ist für Datenschutzzwecke relevant. Denke daran, vor einem Update ein vollständiges Backup anzulegen. Die Vlarom E-Commerce Agentur ist JTL Service Partner Gold und begleitet Händler auch bei solchen Updates.

Die DSGVO schreibt eine Frist von einem Monat ab Eingang der Anfrage vor. Eingang, nicht Lesung. Wenn eine Anfrage zu komplex ist, darfst du die Frist einmalig um zwei weitere Monate verlängern, musst aber den Kunden darüber informieren. Eine dedizierte E-Mail-Adresse wie datenschutz@deine-domain.de verhindert, dass Anfragen im allgemeinen Posteingang untergehen. Halte das Datum jeder Anfrage und deiner Antwort schriftlich fest — bei einer Prüfung durch die Datenschutzbehörde zählt genau dieser Nachweis.

Kundengruppen in JTL-Wawi sind technisch eine Klassifizierung, kein eigenständiger Datensatz. Trotzdem gilt: Jede Kundengruppe sollte einen klar definierten Zweck haben, damit du bei einer Prüfung erklären kannst, warum ein Kunde einer bestimmten Gruppe zugeordnet ist. Die Bezeichnung der Gruppe sollte so gewählt sein, dass sie keine Rückschlüsse auf sensible Merkmale erlaubt. Kein ‚Problemkunden‘ oder ‚Verspätet zahlend‘ als Gruppenname, der in einem Auskunftsdokument auftaucht. JTL-Wawi liefert standardmäßig zwei Gruppen: Endkunden und Händler. Beide sind bearbeitbar und gut als Ausgangspunkt geeignet.

Öffne in JTL-Wawi den Bereich Kunden und wähle Anlegen > Kundengruppen, dann klicke auf Anlegen. Vergib eine interne Bezeichnung und lege optional einen Gruppen-Rabatt und eine Druckvorlage fest. Pflichtfeld für die Shop-Verbindung ist die Onlineshop-Bezeichnung. Hier trägst du ein, wie die Gruppe im Shop heißen soll. Über die Kundengruppe steuerst du im JTL-Shop, welche Preise und welche Artikel- und Kategorie-Sichtbarkeit ein Kunde erhält. Das macht Kundengruppen zum Steuerungsinstrument für B2B-Preise und Zugangsbeschränkungen. Mehr Details zur Einrichtung findest du im JTL-Guide unter guide.jtl-software.com/jtl-wawi/kunden/kundengruppen-in-jtl-wawi-anlegen/.

Nur wenn der Kunde einer Verarbeitung zu Marketingzwecken explizit zugestimmt hat. Die bloße Tatsache, dass jemand bei dir bestellt hat, begründet keine generelle Werbeerlaubnis. JTL-Wawi selbst hat keine eingebaute Consent-Verwaltung für Marketing. Das baut man über den Shop-Connector oder ein angebundenes E-Mail-Tool ab. Was du in JTL-Wawi tun kannst: Kunden mit einer Kategorie oder einem Label kennzeichnen, die den gespeicherten Consent-Status abbildet, und dieses Feld bei jeder Auskunftsanfrage mit ausgeben. Ohne klare Rechtsgrundlage ist der Einsatz von Kundendaten aus JTL-Wawi für Werbung ein DSGVO-Verstoß.

DSGVO-Anfragen kommen immer dann, wenn man gerade keine Zeit hat. Besser vorbereitet sein.

Mit der Vlarom E-Commerce Agentur JTL-Wawi sauber aufsetzen.

Die Vlarom E-Commerce Agentur ist JTL Service Partner Gold und unterstützt Händler bei der technisch sauberen Einrichtung ihrer JTL-Wawi: von den Druckvorlagen bis zur Kundendatenverwaltung und Kundengruppen-Struktur. Ruf direkt an unter +49 30 91473862, schreib an info@vlarom.de oder nutze unser Kontaktformular für eine unverbindliche Erstanalyse.

Hinweis: Dieser Beitrag beschreibt die technische Umsetzung in JTL-Wawi und ersetzt keine Rechtsberatung. Wie DSGVO-Löschpflichten und steuerliche Aufbewahrungsfristen in deinem konkreten Fall zusammenspielen, klärt verbindlich eine auf Datenschutz spezialisierte Kanzlei oder dein Steuerberater.

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