JTL-Wawi Beschaffung einrichten: Vom Lieferanten anlegen bis zum gebuchten Wareneingang

Auf einen Blick

• ✓Vlarom E-Commerce Agentur richtet das Beschaffungsmodul regelmäßig bei JTL-Onboardings ein: Lieferantenstamm zuerst vollständig pflegen, sonst liefert der Bestellvorschlag unbrauchbare Ergebnisse.
• ✓Der Beschaffungsprozess in JTL-Wawi läuft in vier Stufen: Lieferant anlegen, Bestellvorschlag prüfen, Lieferantenbestellung versenden, Wareneingang buchen und Eingangsrechnung verknüpfen.
• ✓Vlarom beobachtet in der Praxis: Der größte Zeitfresser beim Beschaffungs-Setup ist nicht das System, sondern fehlende Stammdaten wie Lieferzeiten, Mindestbestellmengen und Meldebestände.

Wir kennen das Muster aus zahlreichen Onboarding-Projekten: Der Händler hat JTL-Wawi seit Wochen im Einsatz, aber der Bestellvorschlag liefert Unsinn. Der Grund ist fast immer derselbe — im Lieferantenstamm fehlen Mindestbestellmengen, Lieferzeiten oder Staffelpreise. Dann rechnet das System zwar fleißig, aber mit falschen Grundannahmen. Als JTL Service Partner Gold weiß die Vlarom E-Commerce Agentur aus Ahrensfelde bei Berlin genau, wo die Stolperstellen im Beschaffungsmodul liegen, und zeigt hier den Aufbau von Grund auf.

Die folgende Reihenfolge orientiert sich daran, wie wir Beschaffungsprozesse in echten JTL-Projekten aufbauen. Bei Vlarom E-Commerce Agentur gilt: Die ersten beiden Schritte sind Pflicht, bevor du überhaupt an Bestellungen denkst — ohne saubere Stammdaten arbeitet der Rest gegen dich.

Öffne in JTL-Wawi den Bereich Beschaffung und lege über Neuer Lieferant einen Datensatz an. Trage im Reiter Adresse die Grunddaten ein, im Reiter Konditionen die Zahlungsziele, Skontosätze und die Standard-Lieferzeit. Die Lieferzeit ist kein Pflichtfeld — aber ohne sie kann der Bestellvorschlag den optimalen Bestellzeitpunkt nicht berechnen. Im Reiter Bankverbindung hinterlegst du die Kontodaten für den späteren Zahlungsabgleich. Willst du Dropshipping nutzen, gibt es einen gesonderten Reiter für Dropshipping-Konfiguration. Den häufigsten Fehler den wir sehen: Lieferanten werden angelegt, aber Konditionen bleiben komplett leer. Dann greift das System auf Default-Werte zurück, die selten passen. Lege auch direkt Ansprechpartner an, damit die Bestellkommunikation später per E-Mail reibungslos funktioniert.

Öffne den Artikelstamm und wechsle zum Reiter Lieferanten. Hier weist du jedem Artikel seinen Standardlieferanten zu und trägst Einkaufspreis, Mindestbestellmenge und Abnahmeintervall ein. Lege außerdem im Reiter Lager pro Lager einen Mindestbestand und einen Meldebestand fest. Der Bestellvorschlag nutzt den Meldebestand als Auslöser: Unterschreitet der Lagerbestand diesen Wert, erscheint der Artikel in der Vorschlagsliste. Starte mit einem realistischen Wert — lieber etwas großzügiger angesetzt als zu knapp, bis du Erfahrungswerte aus dem laufenden Betrieb hast. Wer Staffelpreise hinterlegt, ermöglicht dem System außerdem die Auswahl des günstigsten Lieferanten automatisch zu berechnen. Alle Felder und ihre Bedeutung beschreibt die offizielle Dokumentation im JTL-Wawi Beschaffungsbereich im Guide ausführlich. Noch ein praktischer Hinweis: Wenn du für einen Artikel die Beschaffungszeit auf automatisch ermitteln lässt und sie dann auf manuell umstellst, setzt das System den Wert auf 0 — und zeigt nach dem nächsten Speichern wieder die 0 an. Das ist kein Bug, sondern das erwartete Verhalten. Trag also nach der Umstellung sofort den gewünschten Wert ein und speichere erneut.

Öffne in der Beschaffung die Einkaufsliste und starte den Bestellvorschlag. Das System analysiert die Warenausgänge aus einem definierten Referenzzeitraum, offene Aufträge und den aktuellen Lagerbestand — und berechnet daraus den voraussichtlichen Bedarf. Das Ergebnis ist eine Vorschlagsliste mit empfohlenen Mengen pro Artikel und Lieferant. Vier Strategien stehen für die Lieferantenauswahl bereit: Standardlieferant, schnellster Lieferant, günstigster Lieferant und manuell bestimmter Lieferant. In unseren Projekten starten wir fast immer mit Standardlieferant und schalten bei gezielten Preisanfragen auf günstigster Lieferant um. Prüfe die Vorschlagsliste manuell durch, bevor du Bestellungen anlässt — ein falsch gesetzter Mindestbestand erzeugt sonst Überbestellungen. Artikel, die du dauerhaft aus dem Vorschlag ausschließen willst, lassen sich im Artikelstamm für den Bestellvorschlag sperren. Eine weitere Option die häufig übersehen wird: Du kannst den Bestellvorschlag so konfigurieren, dass der gesamte Bedarf eines Artikels nach Möglichkeit über eine einzige Bezugsquelle gedeckt wird. Das vereinfacht die Logistik erheblich, wenn du mehrere Lieferanten für den gleichen Artikel hast. Im Suche-und-Filterbereich der Einkaufsliste kannst du außerdem nach Lieferant und Lager filtern, um gezielt für ein bestimmtes Lager oder einen bestimmten Lieferanten den Bedarf zu ermitteln.

Aus der geprüften Einkaufsliste erzeugst du über Anlegen eine Lieferantenbestellung. Im Reiter Positionen siehst du alle Artikel, kannst Mengen noch einmal anpassen und Freipositionszeilen für Texte oder Sonderartikel ergänzen. Der Bestellstatus durchläuft folgende Stufen: Offen — Freigegeben — In Bearbeitung — Teilgeliefert — Abgeschlossen. Nach Freigabe versendet du die Bestellung über die Ausgabe-Funktion per E-Mail, Druck oder als PDF-Datei. Wichtig: Bestellungen können nur gelöscht werden, solange sie noch nicht versendet wurden. Sobald ein Lieferant die Bestellung bestätigt, kannst du sie per Rechtsklick als bestätigt markieren und die vereinbarten Konditionen dokumentieren — das ist besonders nützlich wenn Konditionen vom Original abweichen. Für Lieferungen die zu spät kommen, nutzt du den Ordner Rückstandserinnerungen und versendet dort eine Erinnerung direkt aus der Oberfläche. Mehr Details zur Bestellverwaltung zeigt der JTL-Guide zur Lieferantenbestellung.

Wenn die Ware eintrifft, öffnest du die entsprechende Lieferantenbestellung und startest den Wareneingang. Das System zeigt die bestellten Positionen an — du trägst die eingegangenen Mengen ein. Bei Teillieferungen wird der Status automatisch auf Teilgeliefert gesetzt, die offene Restmenge bleibt in der Bestellung erhalten und fließt weiter als Zulauf in den Bestellvorschlag ein. Nach dem Wareneingang legst du in Eingangsrechnungen die zugehörige Lieferantenrechnung an. Wähle den Lieferanten aus — das System zeigt alle offenen Lieferantenbestellungen dieses Lieferanten. Du wählst die Bestellung aus, Positionen werden übernommen. Etwaige Zusatzkosten wie Fracht oder Verpackungsaufwand trägst du über die Zusatzkostenverwaltung ein. Sobald die Rechnung verbucht ist, aktualisiert JTL-Wawi die Einkaufspreise im Artikelstamm. Abschließend setzt du den Zahlungsstatus auf Zur Zahlung freigegeben. Wichtig: Verbuchte Rechnungen lassen sich nicht mehr ändern — alle Positionen daher vor dem Verbuchen sorgfältig prüfen.

Video: Lieferanten einem Artikel zuordnen: Bestände, VPE, Mindestabnahme

⚠️ Der Voiceover ist eine synthetische KI-Stimme (EU AI Act Art. 50).

Autor

Alexander Luft

JTL Service Partner Gold · Vlarom E-Commerce Agentur · Ahrensfelde bei Berlin