Von Alexander LuftJTL Service Partner Gold · Ahrensfelde bei Berlin · 13. November 2025 · 8 Min. Lesezeit
Auf einen Blick
- ✓Wir richten JTL-Wawi für neue Händler ein: Rechnungen entstehen entweder direkt unter Aufträge ohne Rechnung oder automatisch beim Versandprozess. Beide Wege erfordern eine korrekt hinterlegte Rechnungsvorlage.
- ✓Die Rechnungskorrektur ist kein Storno: Das Korrektur-Dokument ändert einzelne Positionen oder Beträge einer bestehenden Rechnung, während die ursprüngliche Rechnung erhalten bleibt. Wir erklären diesen Unterschied in jedem Onboarding, weil er im Alltag verwechselt wird.
- ✓Häufige Fehlerquellen beim Rechnungsdruck: falsche oder fehlende Druckervorlage, Rechnung wird vor Versand erzeugt obwohl der Workflow das erwartet, und Sammelrechnungen die versehentlich falsche Aufträge zusammenfassen.
Falsch konfigurierte Rechnungsvorlagen sind der häufigste Grund, warum der erste Testdruck in JTL-Wawi nicht das zeigt, was der Steuerberater braucht. Vlarom E-Commerce Agentur begleitet als JTL Service Partner Gold Händler von der Erst-Einrichtung bis zum laufenden Betrieb — das Thema Rechnungsvorlagen und Druckeinstellungen taucht bei fast jedem Onboarding auf. Dazu gehört die Frage nach der richtigen Methode bei Rechnungskorrekturen: Rücksendungen, fehlerhafte Mengen, nachträgliche Rabatte. Wer den Unterschied zwischen Korrektur und Storno einmal verstanden hat, spart sich viel Klärungsaufwand mit dem Steuerberater.
JTL-Wawi Rechnung erstellen: der richtige Ablauf in 5 Schritten
Der folgende Ablauf gilt für die manuelle Rechnungserstellung direkt aus der Verkaufsverwaltung heraus, also den Weg, den du nutzt wenn du Rechnungen für mehrere Aufträge auf einmal erzeugen willst. Den Versandweg mit automatischer Rechnungserstellung behandeln wir in Schritt 4. In unseren JTL-Wawi-Onboardings zeigen wir diesen Ablauf standardmäßig, weil er den meisten neuen Händlern nicht auf Anhieb klar ist. Voraussetzung ist eine funktionierende Rechnungsvorlage. Ohne die ist jeder andere Schritt vergeblich.
Aufträge ohne Rechnung aufrufen
Öffne JTL-Wawi und wechsle in die Verkaufsverwaltung. Dort findest du den Ordner Aufträge ohne Rechnung: dieser Bereich listet alle Aufträge auf, für die noch kein Rechnungsbeleg erzeugt wurde. Die Spalte Offener Betrag hilft dir dabei, bereits bezahlte Aufträge zu erkennen: ein Wert von 0 bedeutet, die Zahlung ist bereits verbucht. Amazon-VCS-Aufträge tauchen hier meist nicht auf, weil Amazon die Rechnung selbst ausstellt. Wenn du Aufträge aus einem bestimmten Zeitraum nicht siehst, prüfe als Erstes die aktiven Datumsfilter. Das ist die häufigste Ursache für eine scheinbar leere Liste. Mehr zum Ablauf erklärt die offizielle JTL-Dokumentation zur Rechnungserstellung.
Aufträge markieren und Rechnung generieren
Markiere einen oder mehrere Aufträge per Mausklick. Über die Schaltfläche Rechnung erstellen öffnet sich ein Dropdown mit drei Varianten: Mit Vorschau, Ohne Vorschau und Ohne Vorschau mit direkter Ausgabe. Für den täglichen Betrieb nutzen wir meistens die dritte Option, die den Beleg erzeugt und dir direkt die Ausgabeoptionen zeigt: Druck, E-Mail, Speichern, Fax oder Export. Der häufigste Fehler an dieser Stelle: Die Rechnungsvorlage ist nicht hinterlegt oder eine ältere Vorlage für eine andere Kundengruppe ist noch aktiv. Wenn der erste Testdruck inhaltlich nicht stimmt, liegt es fast immer an diesem Punkt. Wer mehrere Aufträge zu einer Sammelrechnung zusammenfassen will, prüft vorher ob der Kunde in den Stammdaten dafür freigegeben ist, sonst entstehen Einzelrechnungen pro Auftrag.
Rechnungsvorlage und Druckereinstellungen prüfen
Vor dem ersten Produktiveinsatz muss die hinterlegte Rechnungsvorlage geprüft werden. Das Formular muss Pflichtangaben nach UStG enthalten: vollständiger Unternehmensname, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Netto- und Bruttobeträge je Steuersatz. Wer über Remote Desktop oder mit einem Mac auf JTL-Wawi zugreift, muss sicherstellen, dass der lokale Drucker korrekt in der RDP-Sitzung weitergeleitet wird. Das taucht im JTL-Forum immer wieder auf. Die Vorlagenanpassung erfolgt direkt in JTL-Wawi oder über externe Tools wie JTL-Design. Aus der Praxis von Vlarom E-Commerce Agentur: In den Onboardings hat es sich bewährt, den ersten Testdruck vom Steuerberater gegenlesen zu lassen, bevor der Produktivbetrieb startet. Das spart spätere Korrekturen und verhindert, dass Pflichtfelder erst nach der ersten Betriebsprüfung auffallen.
Automatische Rechnungserstellung beim Versand nutzen
Alternativ zur manuellen Methode kann die Rechnung auch direkt beim Versandprozess erzeugt werden, zusammen mit dem Lieferschein. Das ist der Standard-Workflow für viele Händler, weil Rechnung und Versanddokument dann zeitgleich gedruckt werden. Den Unterschied zwischen beiden Wegen und die Konfiguration des Workflow-Triggers erklärt JTL im Handbuch zu JTL-Wawi-Workflows. Wenn du Aufträge per Workflow automatisch verarbeiten lässt, prüfe ob der Workflow-Trigger Rechnung erstellt korrekt konfiguriert ist. Ein bekanntes Problem betraf Amazon-VCS-Rechnungskorrekturen, bei denen der Trigger nicht ausgelöst wurde (WAWI-54452, inzwischen gelöst). Wer Workflows einsetzt, prüft außerdem ob Rechnungen die per Workflow entstehen korrekt in die Kundenhistorie aufgenommen werden. Das war lange ein Bug (WAWI-52863, ebenfalls behoben). Beides ist typische Erfahrung von Vlarom E-Commerce Agentur aus JTL-Wawi-Projekten.
Rechnungskorrektur vs. Storno — die richtige Entscheidung treffen
Musst du eine Rechnung nachträglich ändern, hast du zwei Möglichkeiten. Das Korrektur-Dokument korrigiert einzelne Positionen oder Beträge, die Originalrechnung bleibt erhalten und wird mit dem Korrekturbeleg verknüpft. Das Verfahren passt für Retouren einzelner Artikel, Mengenanpassungen oder nachträgliche Preisnachlässe. Du findest die Funktion unter Verkauf dann Rechnungen: dort die betreffende Rechnung markieren und Rechnungskorrektur anklicken. Ein vollständiger Storno hebt die gesamte Rechnung auf und erzeugt einen Stornobeleg. Dieses Verfahren ist nötig, wenn grundlegende Angaben falsch sind, etwa die Kundenadresse oder die steuerliche Behandlung. Ein Händler im JTL-Forum beschrieb das treffend: \“Stornorechnung nur wegen einer falschen E-Mail-Adresse, das kann doch nicht euer Ernst sein.\“ Das JTL-Prinzip ist hier strikt: Für falsche Stammdaten auf der Rechnung bleibt meist nur der Storno-Weg. Alle Details erklärt JTL in der offiziellen Dokumentation zur Rechnungskorrektur. Aus der Praxis von Vlarom E-Commerce Agentur: Bei Unsicherheit klärt der Steuerberater die richtige Methode. Wir unterstützen bei der technischen Umsetzung in JTL-Wawi.
