Alexander LuftVon Alexander Luft
JTL Service Partner Gold · Ahrensfelde bei Berlin · 17. November 2025 · 7 Min. Lesezeit
JTL Workflows einrichten — Praxis-Beispiele, die Zeit sparen

JTL Workflows einrichten — sieben Praxis-Beispiele, die im Tagesgeschäft wirklich Zeit sparen

Bei der JTL-Wawi-Einrichtung ist es immer dasselbe Bild: Der Händler hat seine Artikel drin, die Aufträge laufen ein, der Versand funktioniert — und trotzdem sitzt jemand jeden Morgen da und druckt manuell Rechnungen aus, tippt Versand-E-Mails und prüft den Lagerbestand per Auge. Wir richten genau für diese Fälle Workflows ein und zeigen hier sieben Beispiele aus der Praxis — mit Ereignis, Bedingung, Aktion und dem konkreten Zeitgewinn.

Du willst Routineaufgaben in JTL-Wawi automatisieren, weißt aber nicht welche Workflows sich wirklich lohnen?

Dieser Beitrag erklärt Aufbau und Logik von JTL-Workflows, zeigt die sieben häufigsten Setups aus unseren Kundenprojekten und beschreibt, wie du Workflows sauber testest — damit nicht hundert E-Mails gleichzeitig an echte Kunden rausgehen.

Auf einen Blick

  • ✓Ein JTL-Workflow besteht aus Ereignis (z.B. „Auftrag erstellt“), optionaler Bedingung und einer oder mehreren Aktionen. Der JTL-Wawi Worker führt Workflows im Hintergrund aus — ohne aktiven Worker feuern zeitverzögerte Workflows nicht.
  • ✓Die sieben häufigsten Workflows aus unserer Praxis: automatischer Rechnungsdruck nach Zahlungseingang, Versand-Mail mit Trackingnummer, Lagerbestand-Warnung, Retouren-Handling, Marktplatz-Tagging, Zahlungserinnerung und Bewertungsaufforderung. Jeder davon spart täglich zwischen 10 Minuten und einer Stunde manuelle Arbeit.
  • ✓Regel vor dem Go-Live: jeden Workflow zuerst auf einen Testkunden einschränken, Testauftrag anlegen, Verhalten prüfen — erst dann die Einschränkung entfernen. Als Vlarom E-Commerce Agentur übernehmen wir diesen Prozess im Rahmen der Wawi-Einrichtung.

Wir richten Workflows bei fast jeder JTL-Wawi-Einrichtung ein — und sehen die gleichen Routineaufgaben immer wieder: Rechnungen ausdrucken, Versand-Mails tippen, Lagerbestände prüfen. Ab etwa 20 Aufträgen pro Tag rechnet sich die Automatisierung schon an einem einzigen Workflow. Der Setup-Aufwand beträgt pro Workflow 30 bis 90 Minuten — die Zeitersparnis im Tagesgeschäft läuft dauerhaft.

Was JTL-Workflows in der Praxis wirklich sparen

Drei der sieben häufigsten Workflows aus unseren Projekten haben einen direkt messbaren Zeitgewinn. Die Werte sind konservativ gerechnet:

Praxiswerte aus unseren Projekten: Ein Händler mit 80 Aufträgen pro Tag spart durch den automatischen Rechnungsdruck etwa 30 Minuten, durch Versand-Benachrichtigungen weitere 20 Minuten und durch Lagerbestand-Warnungen geschätzt 10 Minuten pro Tag — zusammen etwa eine Stunde täglich, die sonst in Routinearbeiten untergeht.

Die drei Workflows mit dem höchsten Zeitgewinn im Tagesgeschäft:

  • →Automatischer Rechnungsdruck nach Zahlungseingang: Spart 20-40 Minuten pro Tag bei Händlern mit 50+ Aufträgen. Ereignis: Zahlstatus auf „bezahlt“. Aktion: Drucken + Mailen. Häufigster Workflow im Neukunden-Onboarding.
  • →Versand-Mails mit Trackingnummer: Spart 15-25 Minuten pro Tag plus deutlich weniger Kunden-Anfragen zum Versandstatus. Ereignis: Versandstatus auf „Versendet“. Aktion: E-Mail mit Tracking-Link aus DHL/DPD-Connector.
  • →Lagerbestand-Warnungen unter Schwellwert: Verhindert Ausverkaufssituationen und spart dem Einkauf eine tägliche Bestandsprüfung. Ereignis: Bestand geändert. Bedingung: unter Schwellwert. Aktion: interne E-Mail.

Die zentrale Regel: Workflows lohnen sich ab etwa 20 Aufträgen pro Tag. Darunter sind manuelle Prozesse oft schneller — der Einrichtungsaufwand amortisiert sich dann nicht. Mehr dazu im offiziellen JTL-Guide zur Workflow-Verwaltung.

Warum Workflows schiefgehen — die zwei häufigsten Setup-Fehler

Aus dutzenden Workflow-Projekten sehen wir immer wieder dieselben zwei Ursachen, wenn etwas nicht greift oder an der falschen Stelle feuert:

1

Kein Testlauf vor dem Go-Live

JTL-Wawi bietet keine echte Sandbox. Ein fehlerhafter Workflow der auf „Auftrag erstellt“ reagiert, feuert sofort bei jedem neuen Auftrag. Wir haben Fälle gesehen, in denen innerhalb weniger Minuten hunderte E-Mails an echte Kunden rausgingen, bevor jemand den Workflow deaktivieren konnte.

Gegenmaßnahme: Workflow temporär auf einen Testkunden einschränken, Testauftrag für diesen Kunden anlegen, Verhalten prüfen. Erst dann die Testkunden-Bedingung entfernen und auf alle Aufträge ausweiten. Wir machen diesen Schritt bei jedem Workflow-Setup — kein Ausnahmefall.

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JTL-Wawi Worker nicht aktiv

Zeitverzögerte Workflows (Bewertungsaufforderung sieben Tage nach Versand, Zahlungserinnerung acht Tage nach Rechnung) brauchen den JTL-Wawi Worker als Hintergrunddienst. Läuft er nicht, bleiben die Workflows in der Warteschlange hängen — ohne Fehlermeldung. Ein Händler im JTL-Forum schrieb: „Die Mails kamen einfach nicht an, Wawi zeigte keinen Fehler.

Gegenmaßnahme: Worker-Status nach jeder Wawi-Installation und jedem Update prüfen. Der Worker läuft typischerweise auf dem Server als Windows-Dienst. Wir nehmen das in jedes Wawi-Einrichtungs- oder Update-Paket auf — inklusive Monitoring, damit ein Ausfall nicht unbemerkt bleibt. Details zum Worker im JTL-Guide Worker-Dokumentation.

Was Workflows bei unseren Kunden in der Praxis gebracht haben

Rechnungsdruck + Versand-Mails vollautomatisch

Ein Elektronik-Händler (anonymisiert) mit 120 Aufträgen pro Tag hat den gesamten Rechnungsdruck und die Versand-Benachrichtigungen auf Workflows umgestellt. Ergebnis: Etwa 90 Minuten Handarbeit pro Tag eingespart, die Kunden erhalten ihre Rechnung innerhalb von Sekunden nach Zahlungseingang und eine Versand-Mail mit Tracking-Link automatisch am Abend des Versandtages. Keine einzige manuelle Nachfrage mehr zum „Wo ist meine Rechnung?“ oder „Ist mein Paket schon raus?“.

Marktplatz-Tagging + Retouren-Benachrichtigung

Ein B2C-Händler (anonymisiert) mit Vertrieb über Amazon, eBay und dem eigenen JTL-Shop hat zwei Workflows eingerichtet: Marktplatz-Tagging (farbige Kennzeichnung pro Auftragsquelle) und Retouren-Benachrichtigung (Mail ans Lager-Team bei jeder neuen Retoure). Vorher sind Retouren regelmäßig zwei Tage liegen geblieben, weil sie unbemerkt eingegangen sind. Nach dem Workflow-Setup: durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Retoure unter 4 Stunden.

Die Lektion

Unsere Erkenntnis aus dutzenden Workflow-Projekten: Drei bis vier gut durchdachte Workflows decken 80 % der Routineaufgaben im Tagesgeschäft ab. Mehr als 10-15 aktive Workflows werden schnell unübersichtlich — wir strukturieren sie deshalb immer mit einem Namenspräfix pro Kategorie (zum Beispiel RE- für Rechnungen, VS- für Versand, LAGER- für Lager).

JTL-Workflow in 5 Schritten sauber einrichten

So läuft ein Workflow-Setup in unserer Praxis ab — vom Bedarf bis zum Go-Live. Die Reihenfolge gilt für jeden der sieben Typ-Beispiele:

Schritt 1: Zweck und Ereignis festlegen

Was soll der Workflow tun, und welches Ereignis löst ihn aus? „Auftrag erstellt“, „Zahlstatus geändert“, „Retoure angelegt“, „Artikel-Bestand geändert“ sind die häufigsten Auslöser. Häufigster Fehler: Ereignis und Ziel nicht sauber getrennt — z.B. „Rechnung drucken wenn Zahlungseingang“ fällt auf „Zahlstatus = bezahlt“, nicht auf „Auftrag erstellt“.

Schritt 2: Bedingungen definieren

Eine Bedingung schränkt ein, wann der Workflow greift. Beispiele: Zahlart = PayPal, Versandart = DHL, Auftragsquelle = Amazon. Bedingungen kombinieren sich mit UND-Logik — für ODER-Logik braucht es zwei separate Workflows. Tipp: Zum Testen eine Zusatz-Bedingung auf „Kunde = Testkunde“ setzen.

Schritt 3: Aktion(en) anlegen

In einem Workflow lassen sich mehrere Aktionen hintereinander schalten: Rechnung drucken, E-Mail senden, Tag setzen, interne Benachrichtigung. Die Reihenfolge ist die Ausführungsreihenfolge. Für E-Mails eine eigene Vorlage mit Tracking-Link oder Rechnungs-Anhang anlegen — Standard-Vorlagen von JTL sind oft zu generisch.

Schritt 4: Testlauf mit Testkunden

Workflow aktivieren mit der Bedingung „Kunde = Testkunde“. Einen oder zwei Testaufträge für diesen Kunden anlegen. Ausführung prüfen: kam die E-Mail? Wurde die Rechnung gedruckt? Ist der Tag gesetzt? Erst nach erfolgreichem Testlauf die Testkunden-Bedingung entfernen.

Schritt 5: Live-Schaltung + Monitoring

Bedingung auf produktive Logik umstellen (Kundengruppe, Auftragsquelle, Zahlart), Workflow speichern. In den ersten Tagen regelmäßig das Workflow-Protokoll in JTL-Wawi prüfen: sind alle Aktionen erfolgreich? Gibt es Aufträge, bei denen der Workflow nicht greifen konnte? Wir übernehmen dieses Monitoring in den ersten zwei Wochen nach Go-Live.

⚠️ Der Voiceover ist eine synthetische KI-Stimme (EU AI Act Art. 50).

Häufige Fragen zu JTL-Workflows

Was ist der Unterschied zwischen einem JTL-Workflow und dem JTL-Scheduler?

Workflows reagieren auf Ereignisse in JTL-Wawi (Auftrag erstellt, Zahlstatus geändert, Retoure angelegt). Sie laufen ereignisgetrieben und können zeitverzögert ausgeführt werden. Der JTL-Scheduler dagegen ist ein Zeitplandienst, der bestimmte Aktionen zu festen Zeitpunkten ausführt — unabhängig davon, ob gerade ein Auftrag entstanden ist. Beide Mechanismen ergänzen sich und werden oft kombiniert.

Ja. Die Aktion eines Workflows lässt sich um eine definierte Zeit verzögern — von Minuten bis Tagen. Voraussetzung ist, dass der JTL-Wawi Worker auf dem Server läuft. Ohne Worker feuert die Zeitverzögerung nicht und der Workflow bleibt in der Warteschlange hängen.

JTL-Wawi gibt keine harte Obergrenze vor. In der Praxis haben saubere Setups zwischen 10 und 40 aktive Workflows. Ab 50 aktiven Workflows wird die Verwaltung unübersichtlich — dann lohnt sich eine Struktur mit Namenspräfix pro Kategorie (zum Beispiel RE, VS, LAGER) und einer dokumentierten Übersicht.

Ja. In einem Workflow lassen sich mehrere Aktionen hintereinander schalten — zum Beispiel Rechnung drucken, Rechnung per E-Mail versenden, Tag setzen, interne E-Mail auslösen. Die Aktionen werden in der definierten Reihenfolge abgearbeitet. Für verzweigte Logik (wenn A dann X, sonst Y) braucht es mehrere Workflows mit unterschiedlichen Bedingungen.

Ja. Das Ereignis „Auftrag erstellt“ greift unabhängig davon, ob der Auftrag aus einem Shop-Connector, einem Marktplatz oder manuell in der Wawi-Oberfläche angelegt wurde. Wer das nicht will, schränkt per Bedingung auf die Auftragsquelle ein — dann feuert der Workflow nur bei automatisch eingespielten Aufträgen.

Wenn Standard-Ereignisse und -Bedingungen nicht ausreichen — zum Beispiel bei Anbindung externer Fulfillment-Systeme, bei besonderer Marktplatz-Logik oder bei übergeordneten Freigabeprozessen. Dann bauen wir eine individuelle Lösung auf Basis des JTL-Workflow-Frameworks oder ergänzen per API-Konnektor. Das ist kein Standard-Setup mehr, sondern eine individuelle Wawi-Erweiterung — siehe unsere JTL-Wawi-Einrichtung.

Von der Bestandsaufnahme bis zum Go-Live — Workflow-Setup durch die Vlarom E-Commerce Agentur.

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Als JTL Service Partner Gold in Ahrensfelde bei Berlin übernehmen wir die Workflow-Einrichtung von der Bedarfsanalyse bis zum Go-Live. Wir analysieren welche Routineaufgaben sich lohnen zu automatisieren, bauen die Workflows auf, testen auf einem Testkunden und begleiten die ersten zwei Wochen mit Monitoring. Ruf uns direkt an unter +49 30 91473862, schreibe an info@vlarom.de oder nutze unser Kontaktformular.

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Alexander Luft

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