JTL Wawi Druckvorlagen anpassen: Rechnung, Lieferschein und Etiketten

JTL Wawi Druckvorlagen sind Dokumente für den physischen Druck oder PDF-Export: Rechnung, Lieferschein, Auftragsbestätigung, Etiketten. Sie basieren auf dem Format List&Label des Herstellers combit und liegen als XML-Dateien auf dem Server. Der Platzhalter-Umfang umfasst laut JTL-Dokumentation über 200 Felder aus Artikelstamm, Kundenstamm und Auftragskopf.

E-Mail-Vorlagen (Versandbestätigung, Rechnungsmail, Bestellbestätigung) sind ein eigenständiges System. Sie laufen über die DotLiquid-Syntax und werden separat gepflegt — in einer anderen Oberfläche, mit einer anderen Syntax. Wer eine Druckvorlage anpasst, verändert damit nie die E-Mail-Vorlage. Wenn du E-Mail-Vorlagen anpassen willst, lies dazu unseren Artikel zu E-Mail-Vorlagen in JTL Wawi.

Der List&Label-Editor ist ein vollwertiges Designtool. Für einfache Anpassungen — Logo tauschen, Firmendaten korrigieren, neuen Text hinzufügen — braucht man keine Programmierkenntnisse. Für komplexe Logik empfiehlt die Vlarom E-Commerce Agentur aus über 300 Kundenprojekten: externen Support hinzuziehen, wenn die Bedingungslogik mehr als zwei Ebenen tief geht.

Es gibt zwei Einstiegspunkte:

1. Einstellungen > Druckvorlagen — der schnellste Weg für tägliche Dokumente.
2. Administration > Vorlagenverwaltung — der Überblick über alle Vorlagentypen inklusive Etiketten, Versandpapiere und Sonderdokumente.

Über die Vorlagenverwaltung siehst du, welche Vorlagen aktiv sind, welche einer Kundengruppe oder einem Kanal zugewiesen wurden, und du kannst direkt neue Kopien erstellen.

Bevor du irgendetwas anfässt: Rechtsklick auf die Vorlage, „Kopie erstellen“. Gib der Kopie einen eindeutigen Namen, zum Beispiel Rechnung_Firmenlogo_2026.

Warum das keine optionale Empfehlung ist: JTL überschreibt die mitgelieferten Standard-Vorlagen bei jedem größeren Update. Wer direkt in der Original-Vorlage arbeitet, verliert alle Änderungen ohne Vorwarnung. Bei der Vlarom E-Commerce Agentur ist dieser Anruf — „Rechnung druckt wieder ohne Logo“ — nach Wawi-Updates der häufigste Support-Call zu Druckvorlagen. Die Lösung dauert 5 Minuten, wenn eine Kopie existiert. Ohne Kopie kann die Anpassung Stunden dauern.

Logo einbinden

Öffne deine Kopie der Rechnungsvorlage über den List&Label-Editor. Im Briefkopf-Bereich ist meist schon ein Platzhalter für das Firmenlogo vorgesehen.

• Format: PNG mit transparentem Hintergrund
• Auflösung: mindestens 300 dpi für sauberen Druck
• Nach dem Einfügen Position und Größe im Editor testen, dann ein Test-PDF drucken

Das häufigste Problem: Ein Logo das auf dem Bildschirm scharf wirkt, druckt pixelig, weil die Auflösung zu niedrig ist. 72 dpi reicht nicht.

Firmendaten über Platzhalter einbinden

Firmendaten gehören nicht als Klartext in die Vorlage. Wenn du die Adresse direkt eintippst und dich später umziehst oder ein Konto änderst, musst du jede Vorlage einzeln anfassen.

Auftragsdaten und Positionen

Pflichtangaben auf der Rechnung als Platzhalter:

Wichtig: Lass den Aufbau deiner Rechnung von deinem Steuerberater abnehmen — wir richten die Technik ein, aber die Rechtskonformität ist Beratersache.

Der Lieferschein ist oft das erste physische Dokument, das der Kunde in der Hand hält. Typische Anpassungen:

• Lagerplatz-Spalte: Zeigt den Entnahmeort je Position und spart im Lager Suchzeit.
• Barcode: Scanfähiger Code für den Auftragsabgleich beim Packtisch.
• QR-Code Retourenportal: Kunden können direkt per Scan einen Rücksendeschein generieren.
• Dankestext: Kurzer persönlicher Text beim Paket-Öffnen — kein Marketing, sondern Kundenerlebnis.

Für den Lieferschein gilt die gleiche Kopier-Regel wie für die Rechnung.

In der Praxis setzen wir bei unseren Kunden häufig mehrere Vorlagen auf:

• Nach Kanal: Amazon-Aufträge bekommen eine andere Vorlage als Shop-Aufträge.
• Nach Kundengruppe: B2B-Kunden bekommen eine Netto-Rechnung ohne MwSt-Ausweis, Endkunden die Standard-Brutto-Rechnung.
• Nach Sprache: Internationale Händler brauchen eine englische Vorlage für UK-Kunden.

JTL wählt beim Drucken automatisch die richtige Vorlage — du weist in der Vorlagenverwaltung jeder Vorlage die passende Kundengruppe oder den Kanal zu.

Das sind die vier Fehler, die wir aus über 300 JTL-Projekten am häufigsten kennen:

1. Original-Vorlage bearbeiten. Nach einem Wawi-Update überschreibt JTL die Standard-Vorlage. Immer Kopie anlegen.
2. Logo mit zu niedriger Auflösung. Auf dem Bildschirm gut, im Druck pixelig. Mindestens 300 dpi.
3. Firmendaten als Klartext. Nach einer Adressänderung stimmt der alte Text nicht mehr. Immer Platzhalter nutzen.
4. Vorlage nicht getestet. Test mit langer Rechnung, langem Kundennamen und Sonderzeichen — bevor die Vorlage live geht.

Wawi-Vorlagen unterstützen bedingte Ausdrücke — Inhalte, die nur erscheinen wenn eine Bedingung erfüllt ist:

• §13b-Hinweis: Erscheint nur, wenn der Kunde B2B ist und eine gültige USt-IdNr. hat. Steuerberater sollte die Formulierung abnehmen.
• Gutschein-Textbaustein: Erscheint nur, wenn der Auftrag einen Gutschein enthält.

Die Syntax ist in der Dokumentation auf guide.jtl-software.com beschrieben.

Autor

Alexander Luft

JTL Service Partner Gold · Vlarom E-Commerce Agentur · Ahrensfelde bei Berlin

Quellen: JTL Forum — Threads zu Druckvorlagen. combit GmbH (Hersteller List&Label).