Alexander LuftVon Alexander Luft
JTL Service Partner Gold · Ahrensfelde bei Berlin · 25. September 2025 · 8 Min. Lesezeit
JTL-Wawi Retouren-Workflow — Vlarom E-Commerce Agentur

JTL-Wawi Retouren-Workflow einrichten: Automatisch, nachvollziehbar und für unangekündigte Rücksendungen gerüstet

Retouren kosten Zeit — aber nicht weil sie unvermeidlich sind, sondern weil der Prozess dahinter bei vielen Händlern noch manuell läuft. Kein Eingangs-Mail an den Kunden, keine automatische Etiketten-Erstellung, keine systematische Prüfung ob die Seriennummer stimmt. JTL-Wawi hat dafür ein ausgefeiltes Workflow-System, das genau diese Lücken schließt. Wer es einmal aufgesetzt hat, merkt schnell: Retouren laufen dann fast von selbst durch die Bearbeitung. Das spart deinem Team täglich wertvolle Zeit und hält die Bearbeitungsqualität konstant hoch.

Du willst, dass Retouren deinen Support nicht täglich mehrere Stunden kosten?

Dieser Beitrag zeigt dir, wie du den JTL-Wawi Retouren-Workflow Schritt für Schritt einrichtest — inklusive unangekündigter Retouren und der Besonderheiten bei Artikeln mit Seriennummern, MHD oder Chargen. Alle Angaben basieren auf dem offiziellen JTL-Guide und unserer Projekterfahrung.

Auf einen Blick

  • ✓Der JTL-Wawi Retouren-Workflow läuft über Retourenstatus und Ereignisse — die Vlarom E-Commerce Agentur richtet dieses System regelmäßig bei Onboardings ein, weil es sofort Bearbeitungszeit spart und den Support entlastet.
  • ✓Für unangekündigte Retouren braucht es einen dedizierten Status „Umtausch“ plus Packtisch+ oder WMS, damit das Lager die Artikel korrekt einbucht und ein Ersatzauftrag entsteht.
  • ✓Seriennummern, MHD und Chargen prüft Vlarom E-Commerce Agentur per Bedingungsworkflow automatisch — bei Abweichung landet die Position in einem separaten Prüf-Status statt blind eingelagert zu werden.

Retouren sind im E-Commerce unvermeidlich — aber ein chaotischer Retourenprozess ist es nicht. Bei Onboardings sehen wir regelmäßig, dass Händler Retouren manuell Status für Status durchklicken, obwohl JTL-Wawi den gesamten Ablauf — von der Eingangsbestätigung bis zur Gutschrift — vollständig automatisieren kann. Ein Händler aus einem unserer letzten Projekte bearbeitete täglich knapp 40 Retouren mit drei Mitarbeitern; nach der Workflow-Einrichtung schaffte eine Person dieselbe Menge in der Hälfte der Zeit. Das ist kein Einzelfall, sondern das typische Ergebnis wenn die Grundkonfiguration sitzt. Wer den JTL-Wawi Retouren-Workflow nicht nutzt, verschenkt einen der stärksten Effizienz-Hebel der gesamten Software.

JTL-Wawi Retouren-Workflow einrichten: 5 Schritte

Der folgende Plan basiert auf dem offiziellen JTL-Guide und der Projektpraxis aus unseren Onboardings. Du kannst die Schritte nacheinander abarbeiten — jeder baut auf dem vorherigen auf. Voraussetzung: Du hast JTL-Wawi in einer Edition, die Workflows zulässt (ab JTL-Wawi Standard). Manche Editionen begrenzen die Anzahl erstellbarer Ereignisse, weshalb wir vor dem Anlegen immer zuerst das Editionslimit prüfen. Für einen vollständig automatisierten Retourenprozess brauchst du mindestens vier Workflows: Kunden-E-Mail, Etikettenerstellung, Gutschrift und bei serialisierten Artikeln die Seriennummern-Prüfung. Plane deshalb von Anfang an ausreichend Ereignis-Slots ein oder kläre vorab, ob ein Edition-Upgrade sinnvoll ist.

Retourenstatus und Artikelzustände anlegen

Bevor ein einziger Workflow funktioniert, braucht es sauber definierte Retourenstatus. Geh in JTL-Wawi unter Retouren > Retourenstatus und prüfe, welche Status vorhanden sind. Für einen vollständigen Workflow-Betrieb brauchst du mindestens: Angemeldet, Eingetroffen, Zur Prüfung, Abgeschlossen. Für unangekündigte Retouren ergänze zusätzlich einen Status Umtausch. Gleichzeitig legst du unter Artikel > Artikelzustände die Zustände an, die du vergeben willst — typisch: Standard, Gebraucht, Defekt. Diese Zustände sind später die Basis für Bedingungen im Workflow. Fehlen sie, kann die Automatisierung nicht zwischen einwandfreier und beschädigter Ware unterscheiden. Der häufigste Fehler bei Neueinrichtungen: Artikelzustände werden übersprungen und dann wundern sich Händler, warum der Workflow alle Positionen identisch behandelt. Dieser Schritt ist kurz — er entscheidet darüber, wie sauber alle nachfolgenden Workflows greifen.

Workflow für die automatische Kunden-E-Mail konfigurieren

Geh zu Retouren > Retourenstatus/JTL-Workflows und öffne den Status Eingetroffen. Im Reiter JTL-Workflows legst du einen neuen Workflow an: Auslöser ist Retoure > Status erreicht. Als Bedingung setzt du Retoure > Alter Status = Angemeldet — damit der Workflow nur feuert, wenn die Retoure tatsächlich neu eingetroffen ist und nicht bei jedem weiteren Status-Wechsel. Unter Aktionen wählst du E-Mail senden. Beim Empfänger klickst du auf das …-Symbol und wählst Vorgang > ErsterAuftrag > Stammdaten > Kunde > EMail. Aktiviere alle Plattformen, auf denen der Workflow laufen soll: JTL-Wawi, JTL-Packtisch+ und JTL-WMS. Ohne diese Aktivierung feuert der Workflow nur bei manuellen Status-Wechseln in JTL-Wawi, nicht wenn Packtisch+ oder WMS den Status ändert. Nutze Workflow testen bevor du speicherst — so siehst du direkt, ob der Empfänger korrekt aufgelöst wird. Laut JTL-Guide zum Kunden-E-Mail-Workflow kannst du den Versand sofort oder zeitverzögert auslösen. Eine kurze Verzögerung ergibt Sinn, wenn du verhindern willst, dass die Eingangsmail noch vor der physischen Prüfung rausgeht.

Retourenetikett automatisch erstellen und versenden

Für die automatische Etiketten-Erstellung nutzt du in JTL-Wawi einen eigenen Etikett-Workflow. Du findest die Konfiguration unter Retouren > Retourenstatus/JTL-Workflows am Status, bei dem das Etikett generiert werden soll — in der Regel beim Status Angemeldet oder einem eigenen Status Etikett angefordert. Die Aktion erzeugt per JTL-Shipping ein Retourenetikett und kann es direkt an die Kunden-E-Mail anhängen. Wichtig ist die Verbindung zu JTL-Shipping: Ohne aktives Versandprofil für Retouren greift die Aktion ins Leere. Richte deshalb vorher in JTL-Shipping ein eigenes Retourenversandprofil ein. Ein häufiges Missverständnis: Das Retourenetikett beim Erstkauf mitzusenden ist eine separate Funktion (Retourenetikett beim Versand mitsenden). Der Workflow hier erzeugt das Etikett on-demand, also erst wenn der Kunde es anfordert oder wenn ein bestimmter Retourenstatus erreicht wird. Das reduziert die Zahl ungenutzter Etiketten erheblich.

Unangekündigte Retouren korrekt abwickeln

Bei unangekündigten Retouren kommt die Ware ins Lager bevor in JTL-Wawi eine Retoure existiert. In JTL-Packtisch+ oder JTL-WMS öffnest du den Ursprungsauftrag, scannst den eingehenden Artikel und klickst auf Ersatz. Für denselben Artikel oder eine andere Variantenkombination nutzt du das +-Symbol oder Varkombi wählen — das deckt den häufigsten Fall ab, dass ein Kunde eine falsche Größe zurückschickt und Umtausch will. Für einen komplett anderen Austauschartikel gibt es keinen direkten Auswahl-Dialog in Packtisch+. Hier setzt du einen internen Kommentar und gibst den Artikel später in JTL-Wawi manuell in die Retoure ein. Der Kommentar erscheint in der Wawi-Retoure für die weitere Bearbeitung. Lege dafür einen eigenen Retourenstatus Umtausch an, damit dein Team im Tagesgeschäft sofort sieht, welche Positionen noch offene Umtauschaufträge benötigen. Nach dem Retoureneingang schließt du in Packtisch+/WMS mit Eingang abschließen ab. Die Retoure landet dann automatisch in JTL-Wawi und kann dort weiter bearbeitet werden.

Seriennummern, MHD und Chargen per Workflow prüfen

Bei Artikeln mit Seriennummernpflicht, MHD oder Chargenverfolgung akzeptiert JTL-Wawi beim Retoureneingang zunächst jeden beliebigen Wert. Das klingt gefährlich — und ist es auch, wenn kein Prüf-Workflow vorhanden ist. Richte in Retouren > Retourenstatus/JTL-Workflows am Status Eingetroffen einen Workflow ein: Auslöser ist Retourenposition > Status erreicht. Als Bedingung setzt du Andere Seriennummer als versendet retourniert = Wahr. Die Aktion setzt den Retourenstatus auf einen neuen Abweichungs-Status, zum Beispiel Falsche Seriennummer oder Zur Prüfung. Damit landet jede Abweichung sofort in einem separaten Stapel statt ungeprüft im Lager. Dasselbe Prinzip gilt für MHD-Abweichungen und falsche Chargen — tausch dafür einfach die Bedingung aus. Ausführliche Details liefert der JTL-Guide zu Retouren automatisieren. Diese Prüfung ist aus Sicht der Vlarom E-Commerce Agentur besonders wichtig für Händler mit Elektronik, Lebensmitteln oder Pharmazeutika: Die manuelle Kontrolle jeder Seriennummer bei 50+ täglichen Retouren ist schlicht nicht skalierbar und fehleranfällig.

Video: Retouren in JTL-Wawi: Rückgabegründe, Umtausch, Ersatzlieferung

⚠️ Der Voiceover ist eine synthetische KI-Stimme (EU AI Act Art. 50).

Häufig gestellte Fragen zum JTL-Wawi Retouren-Workflow

Welche JTL-Wawi-Edition brauche ich für Retourenworkflows?

Retourenworkflows sind ab JTL-Wawi Standard verfügbar. Die Edition enthält die Workflow-Funktion, begrenzt aber die Anzahl erstellbarer Ereignisse. Wenn du mehr als 3-4 Workflows parallel betreiben willst — Kunden-Mail, Etiketten-Erstellung, Gutschrift, Seriennummern-Prüfung — lohnt sich ein Blick auf das eigene Editionslimit. Bei Onboardings prüfen wir das als erstes, bevor wir anfangen Workflows anzulegen. So verhindert man, dass man mitten im Aufbau an eine unsichtbare Grenze stößt.

Wenn kein passender Auftrag in JTL-Packtisch+ gefunden wird, kannst du die Retoure manuell in JTL-Wawi anlegen. Suche den ursprünglichen Auftrag über die Bestellnummer oder den Kundennamen und erstelle die Retoure von dort. JTL-Wawi verknüpft dann alle weiteren Positionen korrekt. Sinnvoll ist ein eigener Status Manuell geprüft, damit dein Team den Bearbeitungsstand sofort sieht und offene Aufträge nicht durch den Raster fallen.

Ja, JTL-Wawi unterstützt mehrstufige Bedingungslogik. Wenn du sicherstellen willst, dass alle Retourenpositionen im Zustand Standard sind, reicht eine einzelne Bedingung Enthält Standard nicht aus. Du musst zusätzlich setzen: Ungleich Defekt UND Ungleich Gebraucht. Nur diese Kombination schließt Grenzfälle aus, bei denen eine Position Standard und eine andere defekt ist. Das ist ein Detail, das in der Praxis regelmäßig falsch konfiguriert wird und zu unerwarteten Fehl-Auslösungen führt.

Den Gutschriften-Workflow legst du am Status an, den du nach der Warenprüfung vergibst — zum Beispiel Geprüft und genehmigt. Als Aktion wählst du Rechnungskorrektur erstellen. JTL-Wawi erzeugt dann automatisch einen Stornierungsbeleg für den entsprechenden Betrag. Wichtig: Der Workflow feuert beim Verlassen eines Status, nicht beim Erreichen — also beim Wechsel von Zur Prüfung auf einen Folgestatus. Stelle sicher, dass der Auslöser korrekt auf Status verlassen konfiguriert ist, sonst löst der Workflow beim falschen Ereignis aus.

Ja, du kannst bei jedem Workflow einzeln festlegen, auf welchen Plattformen er aktiv ist. Aktiviere JTL-Wawi, JTL-Packtisch+ und JTL-WMS gleichzeitig, damit der Workflow unabhängig davon feuert, wo die Statusänderung ausgelöst wird. Wenn du das nicht aktivierst, feuert der Workflow nur bei Statusänderungen in JTL-Wawi selbst — Statusänderungen aus dem Lager über Packtisch+ oder WMS bleiben dann ohne automatische Folgeaktion.

JTL-Wawi akzeptiert beim Retoureneingang zunächst jeden Wert für Seriennummern. Der Prüf-Workflow setzt die Position dann in einen Abweichungs-Status, sobald die eingetragene Seriennummer nicht mit der versendeten übereinstimmt. Dein Team sieht die Position im Status Falsche Seriennummer und kann die korrekte Seriennummer manuell nachtragen oder Kontakt mit dem Kunden aufnehmen. Ohne diesen Workflow landet die falsche Seriennummer ungeprüft im Lager und verursacht Bestandsdifferenzen.

Retouren fressen täglich Stunden? Das muss nicht so bleiben.

Vlarom E-Commerce Agentur richtet deinen Retouren-Workflow in JTL-Wawi ein.

Als JTL Service Partner Gold kennt die Vlarom E-Commerce Agentur jeden Workflow-Typ in JTL-Wawi — von der einfachen Eingangsmail bis zur vollautomatischen Gutschriften-Erstellung mit Seriennummern-Prüfung. Ruf uns direkt an unter +49 30 91473862, schreibe an info@vlarom.de oder nutze unser Kontaktformular für ein unverbindliches Erstgespräch.

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